Wo die Zeit wirklich verloren geht: Der Laborprozess von der Anordnung bis zum Befund

70 % aller klinischen Diagnosen basieren auf Laborergebnissen – und dennoch ist der Prozess von der ärztlichen Anordnung bis zum Befunderhalt in vielen Krankenhäusern ein Flickenteppich aus Papierformularen, Telefonaten und Faxnachrichten. Das eigentliche Problem liegt dabei selten im Labor selbst.

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Die reine Analysezeit moderner Laborautomation ist in den letzten Jahren erheblich gesunken. Was die Turnaround-Zeit (TAT) – also die Gesamtdauer von der Probenentnahme bis zum Befunderhalt – verlängert, sind die Schritte davor und danach: die Präanalytik und die Postanalytik. Laut einer Analyse in Management-Krankenhaus bieten genau diese Prozessschritte das größte Optimierungspotenzial – sowohl für Zeitgewinne als auch für die Reduktion von Fehlerquoten.

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Der typische Ablauf in einem Krankenhaus ohne vollständig digitalisierte Laborkommunikation sieht so aus:

1. Arzt füllt handschriftlich einen Laboranforderungsschein aus
2. Pflegekraft nimmt die Probe ab und beschriftet die Röhrchen
3. Probe wird manuell ins Labor transportiert
4. Laborpersonal erfasst den Auftrag manuell ins Laborinformationssystem (LIS)
5. Analyse läuft
6. Befund wird per Fax oder über das KIS zurückgemeldet – wenn der Arzt gerade erreichbar ist
7. Kritische Werte werden telefonisch kommuniziert – sofern jemand abnimmt

An mindestens vier dieser sieben Schritte entstehen Verzögerungen durch manuelle Prozesse, fehlende Schnittstellen oder nicht erreichbare Ansprechpartner. Die DKI-Studie „Die Bedeutung der Labordiagnostik für die Krankenhausversorgung" des Deutschen Krankenhausinstituts belegt: Schnelligkeit ist für Ärzte das wichtigste Kriterium bei der Laborkommunikation – noch vor Genauigkeit und Validität.

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Nachforderungen: Der unterschätzte Engpass

Während Erstanforderungen zumindest teilweise über KIS-basierte Order-Entry-Systeme laufen, bleibt die Nachforderung aus bereits abgenommenem Probenmaterial in vielen Kliniken ein analoger Prozess. Das Szenario: Ein Arzt im Nachtdienst braucht einen zusätzlichen Parameter aus einer Blutprobe, die bereits im Labor liegt. Was folgt, ist ein Telefonat – sofern jemand im Labor abnimmt, die Probe noch nicht verarbeitet wurde und die richtige Person erreicht wird.

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Gerechnet auf ein mittelgroßes Krankenhaus mit 300 Betten und geschätzt 20 bis 30 telefonischen Nachforderungen pro Tag à drei bis fünf Minuten ergibt das täglich bis zu 150 Minuten reine Telefonzeit allein für diesen einen Prozessschritt. Hochgerechnet auf ein Jahr: 300 bis 700 Stunden, die Ärzte und Laborpersonal mit Telefongesprächen verbringen, die durch einen digitalen Kanal auf unter eine Minute pro Vorgang reduziert werden könnten.

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Kritische Werte: Wenn Verzögerungen zum Risiko werden

Besonders heikel ist die Rückmeldung kritischer Laborwerte. Troponinwerte bei Herzinfarkt-Verdacht, Laktatwerte bei Sepsis-Risiko, kritische Elektrolytabweichungen: Diese Befunde erfordern sofortiges ärztliches Handeln. In vielen Kliniken läuft die Alarmierung noch über Telefonanrufe – mit allen bekannten Problemen: Der Arzt ist nicht erreichbar, die Nachricht wird an eine dritte Person weitergegeben, oder der Anruf geht in der Hektik des Stationsalltags unter.

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Eine US-amerikanische Studie von Barenfanger et al. belegte eine Fehlerquote von 3,5 % bei der telefonischen Übermittlung von Laborergebnissen. Bei 100 telefonischen Befundmitteilungen pro Tag bedeutet das drei bis vier Fehler täglich – durch Hörfehler, falsch erinnerte Werte oder fehlende Dokumentation. Digitale Kommunikationskanäle eliminieren diese Fehlerquelle nahezu vollständig, weil jede Nachricht schriftlich vorliegt, nachvollziehbar ist und direkt dem richtigen Empfänger zugestellt wird.

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Digitale Lösungsebenen: Was Order Entry, LIS-Integration und Messenger leisten

Die Digitalisierung der Laborkommunikation ist kein einzelnes Projekt, sondern besteht aus mehreren Ebenen, die sich gegenseitig ergänzen. Wer nur eine Ebene optimiert, löst das Problem nicht vollständig.

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Der häufigste Fehler bei Digitalisierungsprojekten im Laborbereich: Kliniken investieren in ein Order-Entry-System und glauben, damit sei die Laborkommunikation gelöst. Tatsächlich deckt ein Order-Entry-System nur die Erstanforderung ab. Die Kommunikationslücken bei Nachforderungen, Rückfragen und kritischen Werten bleiben bestehen – und werden weiterhin per Telefon überbrückt.

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Warum Fax und WhatsApp keine Lösung sind

Laborbefunde sind besonders schützenswerte Gesundheitsdaten im Sinne der DSGVO. Ihre Übermittlung per Fax oder über nicht-zertifizierte Messenger-Dienste ist datenschutzrechtlich problematisch. Trotzdem nutzen laut einer aktuellen Erhebung noch 71 % der deutschen Ärzte regelmäßig das Faxgerät. WhatsApp, das in vielen Kliniken inoffiziell für schnelle Rückfragen genutzt wird, speichert Daten auf US-amerikanischen Servern und erfüllt die Anforderungen der DSGVO nicht.

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Seit Oktober 2024 gilt zudem die NIS-2-Richtlinie der EU. Krankenhäuser als kritische Infrastruktur müssen erhöhte Anforderungen an die IT-Sicherheit erfüllen. Verstöße können zur persönlichen Haftung der Geschäftsführung führen. Wer Laborbefunde über nicht-konforme Kanäle kommuniziert, riskiert damit nicht nur Datenschutzvorfälle, sondern auch regulatorische Konsequenzen.

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Der TI-Messenger ist der einzige Kommunikationsweg, der von der gematik spezifiziert und zugelassen ist und damit die Anforderungen der Telematikinfrastruktur erfüllt. Er bietet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Hosting in deutschen Rechenzentren und ist vollständig DSGVO-konform.

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TI-Messenger in der Laborkommunikation: Konkrete Anwendungsszenarien

Der TI-Messenger ist kein Ersatz für ein Order-Entry-System oder eine LIS-KIS-Integration. Er schließt die Kommunikationslücken, die diese Systeme offen lassen. Die relevantesten Szenarien:

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Szenario 1: Nachforderung im Nachtdienst

Problem: Arzt im Nachtdienst benötigt einen zusätzlichen Parameter aus einer bereits abgenommenen Probe. Das Labor ist besetzt, aber niemand nimmt ab. Der Arzt hinterlässt eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter und wartet.

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Lösung: Der Arzt sendet eine Nachricht über den TI-Messenger direkt an den diensthabenden Labormediziner oder an das Funktionspostfach des Labors. Die Nachricht enthält Patientenkennung, Probennummer und den gewünschten Parameter.

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Ergebnis: Das Laborpersonal sieht die Nachricht beim nächsten Check, bestätigt die Nachforderung schriftlich und der Arzt erhält eine Lesebestätigung. Kein verlorenes Telefonat, keine fehlende Dokumentation, keine Wartezeit.

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Szenario 2: Kritische-Werte-Alarmierung

Problem: Laborpersonal identifiziert einen kritischen Troponinwert. Der behandelnde Arzt ist auf Station nicht erreichbar, die Telefonzentrale stellt falsch durch.

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Lösung: Kritischer Wert wird über den TI-Messenger als priorisierte Nachricht direkt an den behandelnden Arzt gesendet. Notfallbenachrichtigungen können so konfiguriert werden, dass sie auch bei stummgeschaltetem Gerät ankommen.

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Ergebnis: Der Arzt erhält die Information sofort, die Übermittlung ist revisionssicher dokumentiert, und das Laborpersonal hat einen Nachweis, dass die Alarmierung erfolgt ist.

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Szenario 3: Rückfrage zu unklarem Befund

Problem: Ein Laborwert ist interpretationsbedürftig. Der Arzt ruft im Labor an, aber der zuständige Labormediziner ist gerade nicht am Telefon. Es folgen mehrere Rückrufversuche.

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Lösung: Arzt sendet eine kurze Nachricht mit dem relevanten Befund und seiner Frage über den TI-Messenger. Der Labormediziner antwortet, wenn er Zeit hat – ohne Unterbrechung seiner laufenden Arbeit.

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Ergebnis: Asynchrone Kommunikation reduziert Unterbrechungen auf beiden Seiten. Die Antwort liegt schriftlich vor und ist in der Fallkommunikation dokumentiert.

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An der Medizinischen Hochschule Hannover (MHH) zeigt sich, wie dieser Ansatz in der Praxis funktioniert: Nach dem Start mit acht Nutzern in der IT-Abteilung ist Famedly inzwischen bei über 780 aktiven Nutzern angekommen, mit einem geplanten Rollout auf 5.000 Nutzer. Die Dermatologie war der erste Fachbereich – und die schnelle Akzeptanz durch Ärzte und Pflegekräfte führte dazu, dass weitere Abteilungen den Messenger aktiv angefordert haben. Dr. med. Matthias Schefzyk, Oberarzt in der MHH-Dermatologie, beschreibt die Lösung als „intuitiv und praxisnah – zugleich sicher und DSGVO-konform."

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Fünf Schritte zur schnelleren Laborkommunikation

Laborkommunikation als eigenständiges Digitalisierungsprojekt zu behandeln – nicht als Nebenprojekt einer KIS-Einführung – ist die wichtigste Voraussetzung für eine erfolgreiche Optimierung. Die folgende Schrittfolge hat sich in der Praxis bewährt:

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Schritt 1: Ist-Analyse – Wo verlieren Sie die meiste Zeit?

Bevor Lösungen evaluiert werden, sollte der aktuelle Prozess dokumentiert werden. Relevante Fragen: Wie viele Laboranforderungen werden täglich gestellt? Wie viele davon sind Nachforderungen? Wie werden kritische Werte kommuniziert? Wie lange dauert die TAT im Durchschnitt – und wo entstehen die größten Verzögerungen? Oft zeigt diese Analyse, dass nicht die Analytik, sondern die Kommunikationsschritte davor und danach den Engpass bilden.

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Schritt 2: Quick Wins identifizieren

Nachforderungen und kritische-Werte-Alarmierung sind typischerweise die Bereiche mit dem größten sofortigen Optimierungspotenzial. Sie erfordern keine vollständige LIS-KIS-Integration und können mit einem TI-Messenger schnell adressiert werden. Wer hier beginnt, schafft sichtbare Verbesserungen im Klinikalltag, die die Akzeptanz für weitere Digitalisierungsschritte erhöhen.

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Schritt 3: Sichere Kommunikation einführen

Der TI-Messenger ist der logische Startpunkt für die Digitalisierung der Ad-hoc-Kommunikation im Laborprozess. Er lässt sich ohne aufwändige IT-Integration einführen und ist sofort nutzbar. Wichtig: Datenschutzbeauftragten, Betriebsrat und IT frühzeitig einbinden. Die MHH-Erfahrung zeigt, dass die Technik selten die Hürde ist – Bürokratie und Freigabeprozesse hingegen schon.

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Schritt 4: Integration in bestehende Systeme

Im zweiten Schritt lässt sich der TI-Messenger tiefer in bestehende KIS- und LIS-Systeme integrieren. Famedly unterstützt Schnittstellenstandards wie HL7 und ermöglicht beispielsweise den automatischen Export von Chatinhalten in die Patientenakte – ohne manuelle Doppeldokumentation. Dieser Schritt ist für größere Einrichtungen mit komplexen IT-Landschaften besonders relevant.

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Schritt 5: Messen und optimieren

Die Turnaround-Zeit ist die zentrale Kennzahl für die Qualität der Laborkommunikation. Wer die TAT vor und nach der Digitalisierung misst, hat eine belastbare Grundlage für interne Berichte und kann den Nutzen der Investition gegenüber der Geschäftsführung nachweisen. Ergänzende Kennzahlen: Anzahl telefonischer Nachforderungen, Fehlerquote bei Befundübermittlung, Mitarbeiterzufriedenheit.

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Für Einrichtungen, die noch am Anfang stehen, bietet Famedly einen kostenfreien TI-Check an, um den konkreten Handlungsbedarf zu analysieren und einen realistischen Einführungsplan zu entwickeln.

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Checkliste: Ist Ihre Laborkommunikation zukunftsfähig?

• Werden Laboranforderungen vollständig digital über ein Order-Entry-System erfasst – ohne Papierformulare?
• Sind Nachforderungen aus bereits abgenommenem Material digital möglich, ohne Telefonat?
• Werden kritische Laborwerte über einen dokumentierten, revisionssicheren Kanal kommuniziert?
• Ist die Befundübermittlung vollständig ohne Fax oder nicht-zertifizierte Messenger gelöst?
• Sind alle genutzten Kommunikationskanäle DSGVO-konform und NIS-2-konform?
• Gibt es eine definierte TAT-Kennzahl, die regelmäßig gemessen wird?
• Ist die Kommunikation zwischen Station und Labor auch außerhalb der Kernarbeitszeiten (Nacht, Wochenende) digital geregelt?
• Können externe Partner (niedergelassene Ärzte, Pflegedienste) sicher in die Laborkommunikation eingebunden werden?

Wer mehr als drei dieser Fragen mit „Nein" beantwortet, hat konkrete Ansatzpunkte für eine Optimierung. Die Erfolgsgeschichten von Einrichtungen wie der MHH, dem Universitätsklinikum Frankfurt und dem Seniorendienst Rötzel zeigen, dass die Einführung eines TI-Messengers in vielen Fällen der erste, schnell umsetzbare Schritt ist – bevor umfangreichere Systemintegrationen folgen.

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Häufige Fragen zur Digitalisierung von Laboranforderungen

Was ist der Unterschied zwischen einer Laboranforderung und einer Nachforderung?

Eine Laboranforderung ist die initiale ärztliche Anordnung einer Laboruntersuchung, die in der Regel mit einer Probenentnahme verbunden ist. Eine Nachforderung bezeichnet die Erweiterung eines bereits laufenden Auftrags um zusätzliche Parameter aus bereits abgenommenem Probenmaterial – ohne neue Blutentnahme. Nachforderungen sind in vielen Kliniken noch analog organisiert und stellen einen der größten Zeitfresser im Laborprozess dar.

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Kann ein TI-Messenger ein Order-Entry-System ersetzen?

Nein. Ein TI-Messenger und ein Order-Entry-System erfüllen unterschiedliche Funktionen und ergänzen sich. Das Order-Entry-System übernimmt die strukturierte, standardisierte Erstanforderung mit automatischer Übermittlung ans Laborinformationssystem. Der TI-Messenger schließt die Kommunikationslücken, die Order-Entry-Systeme offen lassen: Ad-hoc-Rückfragen, Nachforderungen, kritische-Werte-Alarmierung und Abstimmung bei unklaren Befunden.

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Wie wird sichergestellt, dass kritische Laborwerte den richtigen Arzt erreichen?

Über einen TI-Messenger können kritische Werte direkt an den behandelnden Arzt oder an ein definiertes Funktionspostfach gesendet werden. Notfallbenachrichtigungen lassen sich so konfigurieren, dass sie auch bei stummgeschaltetem Gerät ankommen. Jede Übermittlung ist revisionssicher dokumentiert – anders als ein Telefonat, das im Zweifel keine Spur hinterlässt.

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Ist der TI-Messenger für Kliniken verpflichtend?

Der TI-Messenger ist für Krankenhäuser derzeit kein Pflichtdienst. Der regulatorische Druck durch DSGVO und NIS-2 macht jedoch nicht-konforme Kommunikationskanäle wie Fax oder WhatsApp zunehmend riskant. Gleichzeitig wächst der Vernetzungsdruck: Gesetzliche Krankenkassen sind bereits verpflichtet, TI-Messenger-Clients in ihre Apps zu integrieren, und Versicherte werden diesen Kommunikationsweg perspektivisch auch von Krankenhäusern erwarten.

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Wie aufwändig ist die Einführung eines TI-Messengers in einer Klinik?

Der technische Aufwand ist überschaubar. Die Cloud-basierte Lösung erfordert keine eigene Server-Infrastruktur und lässt sich über eine KIM-Adresse verifizieren. Der eigentliche Aufwand liegt in der frühzeitigen Einbindung von Datenschutzbeauftragtem, Betriebsrat und IT-Abteilung. Die Erfahrung der MHH zeigt, dass ein Pilotstart mit einem kleinen Team in wenigen Tagen möglich ist – und dass die Akzeptanz bei Ärzten und Pflegekräften erfahrungsgemäß hoch ist, wenn die Lösung intuitiv bedienbar ist.

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Welche Schnittstellen werden für die Integration in KIS und LIS benötigt?

Für die Basisnutzung des TI-Messengers sind keine KIS- oder LIS-Schnittstellen erforderlich. Für eine tiefere Integration – etwa den automatischen Export von Chatinhalten in die Patientenakte oder die Anbindung an bestehende Verzeichnisdienste – werden Schnittstellenstandards wie HL7 genutzt. Famedly hat bereits mehr als acht erfolgreiche IT-Integrationen in Kliniken umgesetzt und begleitet die technische Anbindung aktiv.