Rezepte per Fax, Rückfragen per Telefon, Medikamentenabstimmung über drei Umwege: Viele Pflegeeinrichtungen kennen dieses Bild. Die Telematikinfrastruktur soll das ändern, aber zwischen TI-Anschluss und einem funktionierenden Kommunikationsalltag liegen noch einige Schritte. 

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Famedly war der erste gematik-zertifizierte TI-Messenger und begleitet Pflegeeinrichtungen genau dabei: vom ersten Antrag bis zum produktiven Alltag. Dieser Leitfaden zeigt, welche Schritte das sind, in welcher Reihenfolge sie anfallen und wie sich der Weg von der Kartenbeantragung bis zum produktiven Betrieb ohne unnötige Umwege gestalten lässt.

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TI-Anbindung in der Pflege: Das sind die häufigsten Hürden beim Einstieg

Die Fristen sind gesetzt: Seit dem 01.07.2025 gilt die Anschlusspflicht, ab dem 01.07.2026 sind eVerordnungen verpflichtend und ab dem 01.12.2026 ist ausschließlich elektronische Abrechnung nach SGB XI möglich. Wer dann nicht produktiv in der TI arbeitet, gefährdet direkt seine Liquidität.

Der Weg dorthin scheitert in der Praxis selten an der Technik, sondern an diesen Hürden:

• Überlastete IT-Dienstleister: Gerade kleinere Pflegeeinrichtungen ohne eigene IT-Abteilung warten teils Wochen auf einen Installationstermin.
• Lieferengpässe bei Konnektoren: Hardware ist nicht immer kurzfristig verfügbar, was den Zeitplan schnell durcheinanderbringt.
• Wartezeiten bei eHBA und SMC-B: vier bis acht Wochen sind realistisch, in Spitzenzeiten auch länger. Wer das unterschätzt, gerät unter Druck.
• Unklare Zuständigkeiten: Leitung, IT und Datenschutz müssen parallel arbeiten. Fehlt eine klare Verantwortung, verzögert sich alles.

Famedly begleitet Pflegeeinrichtungen durch genau diese Schritte und sorgt dafür, dass aus dem Papierkram rund um eHBA, SMC-B und TI-Anschluss kein monatelanges Projekt wird.

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6 Vorab-Fragen: Das sollte vor der TI-Einführung feststehen

Wer diese sechs Fragen vor der Auswahl von Dienstleistern, Infrastruktur und Anwendungen klärt, vermeidet teure Fehlentscheidungen und Doppelarbeit. Verpflichtet sind ambulante und stationäre Pflege sowie häusliche Krankenpflege nach § 341 Abs. 8 und § 360 Abs. 8 SGB V. 

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Betreuungsdienste und Pflegeberatung fallen nicht unter die TI-Pflicht, können den TI-Messenger aber freiwillig nutzen, um intersektoral mit Arztpraxen, Apotheken und Kliniken zu kommunizieren.

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Diese Fragen sollten vor der Einführung beantwortet werden: 

1. Mit wem soll digital kommuniziert werden und welche Informationstypen (Dokumente, Rückfragen, Wundfotos, Videotelefonie) fließen regelmäßig?
2. Wie hoch ist die erwartete Nutzungsfrequenz, etwa täglicher Abruf von Medikationsplänen, und welche Verfügbarkeit oder Redundanz ist nötig?
3. Welche Einrichtungsstruktur liegt vor: einzelner Standort oder mehrere regional verteilte Standorte mit zentralem Rechenzentrum?
4. Welche TI-Anwendungen werden eingeführt (KIM, TI-Messenger, ePA) und ist das Primärsystem laut TI-Score der gematik kompatibel?
5. Wie viele Mitarbeitende erhalten Zugriff, ist mobile Nutzung vorgesehen und welche Arbeitsplätze werden ausgestattet?
6. Sind Internetanschluss, Netzwerkzugang für Kartenterminals und eine TI-fähige Pflegesoftware bereits vorhanden?

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In 4 Schritten zur TI-Anbindung: So gelingt die Einführung in der Praxis

Der Weg von der Vorbereitung bis zum Regelbetrieb gliedert sich in vier klar abgegrenzte Schritte. Der zeitkritische Faktor sind dabei nicht die Installation oder die Schulung, sondern die Beantragung von eHBA und SMC-B. Wer realistisch plant, kalkuliert mindestens 12 Wochen Vorlauf ein, bevor das Komplettpaket aus Kartenterminal, KIM-Adresse und VPN-Zugang remote in etwa einer Stunde eingerichtet werden kann.

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eHBA und SMC-B beantragen: Mindestens 12 Wochen Vorlauf einplanen

Schritt 1 ist die Registrierung im eGBR: Die Behörde prüft die Berechtigung und sendet eine Vorgangsnummer für die Bestellung beim Kartenanbieter. 

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Schritt 2 ist der Antrag des eHBA in der Kategorie „Gesundheitsberufe (eGBR)“. Nach Erhalt erfolgt die Freischaltung per PIN. Realistische Vorlaufzeit: 2 bis 8 Wochen. Reihenfolge beachten: Der eHBA ist personengebunden, die SMC-B einrichtungsbezogen und nur mit vorliegendem eHBA beantragbar. 

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Liegt der eHBA vor, folgt Schritt 3: die Beantragung der SMC-B Pflegeeinrichtung mit einer Vorlaufzeit von 2 bis 4 Wochen. 

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TI-Anschluss, Kartenterminal, KIM einrichten: Das sind die Mindestanforderungen zum Stichtag

Im nächsten Schritt wird der TI-Anschluss beauftragt. Das Komplettpaket enthält Kartenterminal, KIM-Adresse, VPN-Zugang und eine optionale Firewall, die Einrichtung selbst ist kostenfrei. Die Remote-Installation dauert in der Regel rund eine Stunde. Zum Stichtag müssen drei Mindestanforderungen erfüllt sein: aktive SMC-B, Eintrag im VZD-Verzeichnisdienst und eine funktionsfähige KIM-Adresse. Für kleinere Einrichtungen ohne eigene Hardware sind TI-Gateway und TIaaS eine schlanke Alternative zum physischen Konnektor, da sie zentral gehostet werden.

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TI-Pauschale nach § 106b SGB XI: So werden die Anschlusskosten vollständig refinanziert

Für die TI-Anbindung fallen zwei Kostenpositionen an: Der TI-Anschluss selbst kostet je nach Anzahl der Kartenterminals 139, 169 oder 199 € pro Monat. Hinzu kommt ein TI-Messenger, dessen Kosten je nach Anbieter und Funktionsumfang variieren.

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Beides lässt sich über die TI-Pauschale nach § 106b SGB XI refinanzieren. Voraussetzung ist die Zulassung nach § 72 SGB XI. Nach Angaben des GKV-Spitzenverbands beträgt die TI-Grundpauschale aktuell 207,93 € monatlich, ergänzt um 7,77 € pro eHBA (maximal zwei pro Vertrag). Die Auszahlung erfolgt quartalsweise rückwirkend. Die Beantragung läuft über das GKV-Antragsportal.

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Für die meisten Einrichtungen bedeutet das: Die Basisanbindung ist durch die Pauschale vollständig gedeckt. Ob auch die Messenger-Kosten darin aufgehen, hängt vom gewählten Anbieter ab.

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Big Bang oder schrittweise Einführung: Was für Ihre Einrichtung passt

Bis 100 Mitarbeitende empfiehlt sich der Big Bang: Alle melden sich ab einem Stichtag gemeinsam an und nutzen den TI-Messenger direkt im Alltag. 

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Ab 100 Mitarbeitenden ist eine schrittweise Einführung sinnvoller, Abteilung für Abteilung, mit klar benannten Key-Usern als internen Botschaftern. 

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Bewährte Rollout-Reihenfolge:

1. Nutzung im Leitungsteam testen und erste Routinen etablieren.
2. Den Messenger im gesamten Pflegeteam ausrollen.
3. Erste externe Abstimmungen mit Arztpraxis oder Apotheke starten.

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Key User reduzieren Widerstände, beantworten Rückfragen direkt am Arbeitsplatz und tragen Akzeptanz schneller ins Team als jede Top-down-Ansage.

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Change Management: Frühzeitige Einbindung des Teams als Erfolgsfaktor

Über den Projekterfolg entscheidet selten die Technik, sondern die Akzeptanz im Team. Binden Sie Pflegekräfte früh ein, benennen Sie klare Verantwortlichkeiten für Anmeldung, Support und Rückfragen, und schulen Sie an konkreten Alltagsfällen wie Wundfoto an den Hausarzt oder Sprachnachricht zur Schichtübergabe, statt an abstrakter Theorie. 

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Die Erfahrung der Evangelischen Sozialstation Karlsruhe zeigt: Akzeptanz entsteht durch sichtbare Ergebnisse im Pilotbereich, nicht durch Überzeugungsarbeit. Wer das Leitungsteam erst überzeugt, bevor der Messenger ins gesamte Team kommt, spart sich spätere Widerstände. Betriebsrat und Datenschutz sollten von Anfang an eingebunden sein. Späte Einbindung verzögert Freigaben und bremst ganze Rollouts aus.

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Nach dem TI-Anschluss: So entlastet digitale Kommunikation den Pflegealltag

Weniger Telefonschleifen, keine Rückrufzettel, schnellere Abstimmung mit Praxen und Apotheken: Mit dem TI-Anschluss greifen zwei Kommunikationsdienste ineinander: 

1. KIM übernimmt verpflichtende Übermittlungen wie Abrechnung und Verordnungen
2. Der TI-Messenger ergänzt sie um schnelle Alltagskommunikation mit Ärzten, Apotheken und im eigenen Team. 

Konkret heißt das: Wundfoto direkt an den Hausarzt, Medikamentenkoordination im Gruppenchat mit der Apotheke, Sprachnachricht statt Telefonkette zur Schichtübergabe. Alle gematik-zertifizierten TI-Messenger sind interoperabel, Kooperationspartner brauchen also nicht zwingend Famedly. Technische Basis ist das Matrix-Protokoll als gemeinsamer Standard.

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Famedly ist nach ISO 27001 zertifiziert und BYOD-fähig: Mitarbeitende nutzen ihr eigenes Smartphone, ohne dass die App auf Kontakte zugreift. Screenshots sind systemseitig unterbunden. Bei hoher Fluktuation in der Pflege bedeutet das: kein Gerätemanagement, kein Datenschutzrisiko beim Mitarbeiterwechsel.

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Praxisbeispiel Elbdiakonie: Rückfragen in Minuten statt Stunden

Die Elbdiakonie Hamburg zählt mit fünf Standorten und über 600 Mitarbeitenden, davon 350 in der Pflege, zu den größten ambulanten Anbietern der Stadt. Rezepte, Medikationsabstimmungen und Terminänderungen liefen zuvor ausschließlich über Telefon, Fax und E-Mail, mit Rückrufschleifen und ohne DSGVO-konforme WhatsApp-Alternative. Im Rahmen des TIMO-Projekts Hamburg startete der TI-Messenger als Pilot mit dem Leitungsteam und wurde schrittweise auf die Pflegeteams ausgerollt.

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Die messbaren Ergebnisse aus dem laufenden Betrieb zeigt folgende Übersicht:

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Famedly: Vom TI-Anschluss zum entlasteten Pflegealltag

Wer die TI-Anbindung als überschaubaren Prozess mit klaren Schritten begreift, hält die Frist von Dezember 2026 ohne Stress ein. Die eigentliche Hürde ist nicht die Technik, sondern die Bürokratie rund um eHBA, SMC-B und Antragswege, und genau dafür gibt es belastbare Anleitungen. Famedly ist der logische nächste Schritt für Einrichtungen, die Rückrufschleifen, Fax und WhatsApp im Pflegealltag durch einen gematik-zertifizierten Kommunikationskanal ersetzen wollen.

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FAQ

Was passiert, wenn meine Einrichtung die TI-Fristen verpasst hat?

Die Anschlusspflicht gilt ab dem 01.07.2025, aktuell drohen noch keine aktiven Sanktionen. Ab dem 01.12.2026 ist jedoch keine elektronische Abrechnung mehr möglich: Einrichtungen ohne funktionierende TI gefährden dann direkt ihre Liquidität, da Pflegekassen Leistungen ausschließlich über die TI vergüten. (Stand Juni 2025) 

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Wie lange dauert die Beantragung von eHBA und SMC-B?

Die Vorlaufzeit liegt bei 4 bis 8 Wochen, in Spitzenzeiten auch länger. Die SMC-B kann zudem erst nach Vorliegen des eHBA beantragt werden. Planen Sie die Beantragung daher als allerersten Schritt mindestens 12 Wochen vor dem geplanten Start ein.

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Brauche ich zwingend einen Konnektor vor Ort?

Nein. TI-Gateway und TIaaS sind für viele Pflegeeinrichtungen die einfachere Alternative: Sie werden zentral in einem Rechenzentrum gehostet und benötigen keine eigene Hardware vor Ort. Das senkt den Aufwand für Installation, Wartung und Ausfallsicherung.

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Muss meine Pflegesoftware für die TI angepasst werden?

Ja, das Primärsystem muss TI-ready sein. Prüfen Sie die Kompatibilität Ihrer Pflegesoftware über den TI-Score der gematik und klären Sie diesen Punkt, bevor Sie einen TI-Dienstleister beauftragen.

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Was ist der Unterschied zwischen KIM und einem TI-Messenger?

KIM ist die gesicherte E-Mail-Lösung für verpflichtende Vorgänge wie Abrechnung, Arztbriefe und Verordnungen. Der TI-Messenger ergänzt KIM um schnelle Echtzeitkommunikation für den Pflegealltag, etwa Rückfragen, Wundfotos oder Schichtübergaben. Beide Dienste sind komplementär, nicht austauschbar, und decken zusammen formelle und spontane Kommunikation ab.

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Müssen meine Kooperationspartner denselben TI-Messenger nutzen wie ich?

Nein. Alle gematik-zertifizierten TI-Messenger sind interoperabel. Arztpraxen, Apotheken und andere Einrichtungen brauchen lediglich irgendeinen zertifizierten TI-Messenger, nicht zwingend Famedly. Grundlage ist das Matrix-Protokoll als gemeinsamer technischer Standard für den anbieterübergreifenden Nachrichtenaustausch.

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