Warum Arztpraxen jetzt handeln müssen: Die Kommunikationslücke im deutschen Gesundheitswesen

Nur 12 % der Arztpraxen kommunizieren komplett oder mehrheitlich digital mit Krankenhäusern – obwohl sich fast alle Praxen genau das wünschen. Das zeigt das PraxisBarometer Digitalisierung 2025 des IGES Instituts im Auftrag der KBV, für das rund 1.700 Praxen befragt wurden. Gleichzeitig nutzen laut einer Bitkom/Hartmannbund-Erhebung noch 63 % der Praxen das Faxgerät für die Kommunikation mit anderen Praxen – und 80 % das Telefon für den Austausch mit Kliniken.

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Das Ergebnis: Praxen arbeiten intern längst digital, sind nach außen aber auf analoge Kommunikationswege angewiesen. KBV-Vorstandsmitglied Steiner brachte es treffend auf den Punkt: Niedergelassene arbeiten in digitalen Praxen und greifen trotzdem zum Faxgerät, sobald ein Krankenhaus oder eine Pflegeeinrichtung auf der anderen Seite steht. Dieser doppelte Weg kostet Zeit, bindet Ressourcen und sorgt für wachsende Frustration – bei Ärztinnen und Ärzten genauso wie bei MFA.

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Das WhatsApp-Problem: Datenschutzverstoß per Installation

Viele Praxisteams haben sich mit WhatsApp beholfen. Das ist verständlich – aber rechtlich nicht haltbar. Als Berufsgeheimnisträger machen sich Ärztinnen und Ärzte nach § 203 StGB (Verletzung von Privatgeheimnissen) strafbar, wenn sie WhatsApp auf einem Diensttelefon installieren, das Patientenkontakte im Adressbuch enthält. Denn die App synchronisiert beim Start automatisch das gesamte Adressbuch mit den Servern von Meta – unabhängig davon, ob jemals eine Nachricht mit Patientenbezug versendet wird. Die Behandlungsbeziehung wird allein durch die Übermittlung von Metadaten erkennbar und kann einen Verstoß gegen die ärztliche Schweigepflicht begründen.

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Hinzu kommt: WhatsApp-Backups in der Cloud liegen unverschlüsselt vor. Wer, wann, mit wem kommuniziert hat, ist damit für Dritte potenziell einsehbar. Und DSGVO-Verstöße können nach Art. 83 DSGVO mit Bußgeldern von bis zu 20 Mio. € oder 4 % des Jahresumsatzes geahndet werden. Das ist keine theoretische Gefahr – es ist ein kalkulierbares Risiko, das Praxen täglich eingehen, solange kein rechtssicheres Alternativsystem im Einsatz ist.

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Fax ist keine sichere Alternative

Auch das Faxgerät bietet keine datenschutzkonforme Lösung: Die Übertragung erfolgt unverschlüsselt über die Telefonleitung und ist mit dem Versand einer Postkarte vergleichbar – so die einhellige Einschätzung der Datenschutzbehörden. Trotzdem bleibt es in vielen Praxen das Standardmedium für Arztbriefe, Befunde und Überweisungsunterlagen.

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Was ist der TI-Messenger? Grundlagen für Arztpraxen

Der TI-Messenger (TI-M) ist ein von der gematik spezifizierter und zertifizierter Sofortnachrichtendienst innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI). Er ermöglicht die sichere, DSGVO-konforme Echtzeitkommunikation zwischen allen Akteuren im deutschen Gesundheitswesen – Arztpraxen, Kliniken, Apotheken, Pflegediensten und perspektivisch auch Patienten.

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Technische Grundlage ist das Matrix-Protokoll – ein offener, föderierter Messaging-Standard der Matrix.org Foundation. Der entscheidende Unterschied zu Signal, Threema oder anderen datenschutzfreundlichen Messengern: Der TI-Messenger ist vollständig interoperabel. Das bedeutet, eine Praxis, die Anbieter A nutzt, kann ohne Umwege mit einer Klinik kommunizieren, die Anbieter B einsetzt. Diese sektorenübergreifende Vernetzung ist einzigartig – und sie ist der Kern des Mehrwerts.

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Die drei Produktvarianten im Überblick

Die gematik-Roadmap sieht drei aufeinander aufbauende Varianten vor:

• TI-M Pro: Sichere Kommunikation zwischen Leistungserbringern – Arztpraxen, Kliniken, Apotheken, Pflegediensten. Das ist die für Praxen aktuell relevante Variante.
• TI-M ePA: Kommunikation zwischen Versicherten und Leistungserbringern über die ePA-App. Seit Juli 2025 können gesetzlich Versicherte über ihre elektronische Patientenakte mit Arztpraxen in Kontakt treten – wobei der Arzt die initiale Kommunikation steuert.
• TI-M Connect: Ab 2026 soll Instant Messaging auch außerhalb der ePA-App möglich werden, etwa für direkte Patientenkommunikation ohne Umweg über die Krankenkassen-App.

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Ist der TI-Messenger Pflicht für Arztpraxen?

Nein – die Nutzung des TI-Messengers ist für Praxen derzeit freiwillig. Die TI-Anbindung selbst (Konnektor, SMC-B) ist hingegen seit dem 30. Juni 2019 verpflichtend. Wer bereits an die TI angeschlossen ist, hat die technische Grundvoraussetzung für den TI-Messenger damit bereits erfüllt. Die Frage ist also nicht, ob man die Infrastruktur aufbauen muss – sondern ob man die bereits vorhandene Infrastruktur für einen echten Kommunikationsgewinn nutzt.

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Vorteile des TI-Messengers für den Praxisalltag

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Schluss mit Warteschleifen

Wer kennt es nicht: Eine MFA ruft in der Klinik an, wird dreimal weitergeleitet, landet in der Voicemail und wartet auf einen Rückruf, der zwei Stunden später kommt. Mit dem TI-Messenger wird eine Rückfrage zur Medikation oder ein fehlender Befund direkt an den richtigen Ansprechpartner gesendet – asynchron, ohne Unterbrechung des laufenden Praxisbetriebs. Bei zehn solcher Rückfragen pro Woche à durchschnittlich fünf Minuten Warteschleife summiert sich das auf über 40 Stunden Zeitersparnis pro Jahr allein für das MFA-Team.

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Erstmals mobil nutzbar: Auch beim Hausbesuch erreichbar

Bisher gab es keine TI-Anwendung, die niedergelassene Ärztinnen und Ärzte wirklich mobil nutzen konnten – weder beim Hausbesuch noch von zu Hause aus. Der TI-Messenger läuft auf dem Smartphone, erfordert nach der Erstregistrierung keinen Konnektor und keinen Kartenleser. Eine Pflegekraft, die beim Patienten vor Ort ein Wundfoto macht und es direkt an den Hausarzt sendet, erhält innerhalb von Minuten eine Einschätzung – ohne Fahrt, ohne Telefon-Ping-Pong.

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Ein Adressbuch für alle: Der bundesweite Verzeichnisdienst

Über den Verzeichnisdienst (VZD FHIR-Directory) der gematik sind alle TI-Teilnehmer bundesweit auffindbar – unabhängig davon, welchen TI-Messenger-Anbieter sie nutzen. Eine Praxis in München kann damit eine Klinik in Hamburg direkt anschreiben, ohne vorher Kontaktdaten austauschen zu müssen. Das macht den TI-Messenger zu etwas grundlegend anderem als Signal oder Threema: Er ist ein vernetztes System, kein geschlossenes Tool.

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Patientenkommunikation ohne Nachrichtenflut

Eine häufige Sorge: „Wenn Patienten mich direkt anschreiben können, werde ich mit Nachrichten überflutet." Diese Sorge ist berechtigt – aber der TI-Messenger adressiert sie direkt. Praxen können festlegen, dass die initiale Kommunikation immer von der Praxis ausgeht und nicht durch den Patienten initiiert werden kann. Erst wenn die Praxis einen Chat öffnet, kann der Patient antworten. Broadcast-Nachrichten zu Öffnungszeiten, Urlaubsvertretungen oder Vorsorge-Erinnerungen lassen sich ebenfalls gezielt versenden – ohne Antwortmöglichkeit.

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5 konkrete Szenarien aus dem Praxisalltag

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Szenario 1: Medikationsrückfrage mit der Apotheke

Problem: Eine Apotheke stellt fest, dass auf einem Rezept Metoprolol 100 mg verordnet wurde, der Medikationsplan aber nur 50 mg vorsieht. Klärungsbedarf, aber die Praxis ist telefonisch besetzt.

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Lösung: Die Apotheke sendet eine direkte Nachricht an die Praxis über den TI-Messenger – mit Foto des Rezepts und des Medikationsplans.

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Ergebnis: Klärung in unter fünf Minuten, kein Telefonat, keine Warteschleife, Fehler vermieden.

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Szenario 2: Wundversorgung im ambulanten Pflegedienst

Problem: Eine Pflegekraft bemerkt beim Hausbesuch eine Wundverschlechterung. Bisher: Anruf in der Praxis, Schilderung per Telefon, Entscheidung ohne Bildgrundlage.

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Lösung: Foto der Wunde direkt per TI-Messenger an den Hausarzt. Der Arzt sieht den Befund, gibt eine Einschätzung und entscheidet, ob ein Praxisbesuch nötig ist.

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Ergebnis: Schnellere Entscheidung, weniger unnötige Patientenfahrten, bessere Versorgungsqualität.

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Beim Seniorendienst Rötzel hat genau dieser Ansatz nach Einführung des TI-Messengers zu einer dokumentierten Kommunikationsquote von ca. 90 % und einer Reduktion der Kommunikationsbeteiligten um ca. 50 % geführt – mit spürbar schnelleren Reaktionszeiten und weniger Informationsverlust.

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Szenario 3: Fehlender Entlassbrief nach Klinikaufenthalt

Problem: Ein Patient kommt zur Nachsorge. Der Entlassbrief liegt noch nicht vor. Nur 15 % der Praxen erhalten Entlassbriefe heute elektronisch – der Rest wartet auf Fax oder Post.

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Lösung: Direkte Nachricht an das zuständige Stationsteam der Klinik über den TI-Messenger. Rückfrage mit Patientenfall-Bezug, ohne Telefonzentrale.

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Ergebnis: Entlassbrief kommt schneller, Nachsorge kann lückenlos begonnen werden.

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Szenario 4: Interne Teamkommunikation in der Praxis

Problem: Teilzeitkräfte, wechselnde Schichten, kurzfristige Änderungen – die interne Abstimmung läuft über Zettel, mündliche Übergaben oder private Messenger.

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Lösung: Praxisinterne Gruppenräume im TI-Messenger für Übergaben, Dienstpläne und Rückfragen. Sprachnachrichten für unterwegs.

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Ergebnis: Dokumentierte Kommunikation, weniger Informationsverlust bei Schichtwechseln, kein privates WhatsApp mehr nötig.

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Szenario 5: Konsil mit einer Klinikambulanz

Problem: Ein niedergelassener Kardiologe hat eine Fachfrage an die Kardiologieabteilung einer Klinik. Aktuell: Anruf in der Zentrale, Weiterleitung, Warteschleife, oft kein direktes Gespräch möglich.

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Lösung: Über den Verzeichnisdienst wird das Funktionspostfach „Kardiologie" der Klinik direkt angeschrieben. Alle zuständigen Oberärzte empfangen die Anfrage und können antworten.

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Ergebnis: Direkte Fachkommunikation, kein Telefonmarathon, nachvollziehbarer Gesprächsverlauf.

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TI-Messenger einführen: In 5 Schritten zur sicheren Praxiskommunikation

Schritt 1: Voraussetzungen prüfen

Für die Nutzung des TI-Messengers benötigt eine Praxis:

• TI-Anbindung (seit 2019 verpflichtend – in den meisten Praxen bereits vorhanden)
• SMC-B (Praxisausweis) zur Authentifizierung der Einrichtung an der TI
• eHBA (elektronischer Heilberufsausweis) für personenbezogene Accounts der Ärztinnen und Ärzte
• Endgerät – Smartphone, Tablet oder Desktop; kein spezieller Kartenleser oder Konnektor für die laufende Nutzung nötig
• Vertrag mit einem gematik-zugelassenen TI-Messenger-Anbieter

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Schritt 2: Anbieter auswählen

Seit Famedly im Frühjahr 2024 als erster Anbieter die gematik-Zulassung für den TI-Messenger erhalten hat, sind weitere Anbieter auf den Markt gekommen – darunter Akquinet (Oktober 2024), CGM (Januar 2025) und die Telekom (2025). Bei der Anbieterauswahl sollten Praxen auf folgende Kriterien achten:

• Gültige Produkt- und Anbieterzulassung der gematik
• Kompatibilität mit dem bestehenden Praxisverwaltungssystem (PVS)
• Benutzerfreundlichkeit der App (iOS, Android, Web)
• Datenhaltung in Deutschland
• Support und Onboarding-Angebot

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Famedly bietet als erfahrenster TI-Messenger-Anbieter eine 2-monatige Testphase ohne Risiko an – inklusive persönlichem Onboarding und Support.

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Schritt 3: Registrierung und Einrichtung

Die Einrichtung läuft in der Regel über den gewählten Anbieter und erfordert die Verifizierung der Einrichtung über die KIM-Adresse. Der technische Aufwand für die Praxis ist gering – bei cloudbasierten Lösungen entfällt die Installation eigener Serverinfrastruktur vollständig. An der MHH beispielsweise war die Cloud-Anbindung inklusive Integration in die bestehende Nutzerverwaltung in kurzer Zeit abgeschlossen.

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Schritt 4: Praxisteam einbinden

Die Einführung eines neuen Kommunikationstools steht und fällt mit der Akzeptanz im Team. Empfehlenswert ist ein kurzes Team-Briefing zu drei Fragen: Was können wir damit tun, was bisher nicht möglich war? Was läuft weiterhin über KIM oder Telefon? Und welche Kommunikation soll nicht über den Messenger laufen? Klare Regeln von Anfang an verhindern Parallelstrukturen.

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Schritt 5: Schrittweise ausrollen

Best Practice ist ein dreistufiger Rollout: Erst die interne Teamkommunikation etablieren, dann externe Partner (Stammapotheke, kooperierendes Pflegeheim, Überweisungsklinik) einbinden, und schließlich – wenn gewünscht – die Patientenkommunikation über TI-M ePA aktivieren. Dieser Ansatz verhindert Überforderung und schafft schrittweise Routine.

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Häufige Fragen zum TI-Messenger für Arztpraxen

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Brauche ich für die tägliche Nutzung einen Konnektor oder Kartenleser?

Nein. Nach der einmaligen Registrierung über SMC-B oder eHBA läuft der TI-Messenger vollständig über das Smartphone oder den Browser – ohne Konnektor, ohne Kartenleser. Das ist einer der zentralen Unterschiede zu bisherigen TI-Anwendungen und macht den Messenger erstmals wirklich mobil nutzbar.

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Können Patienten mich ungefragt anschreiben?

Nur wenn die Praxis das explizit zulässt. Arztpraxen können festlegen, dass die initiale Kommunikation immer von ihnen ausgeht. Patienten können erst antworten, wenn die Praxis einen Chat geöffnet hat. Die Angst vor unkontrollierbarer Nachrichtenflut ist damit technisch adressiert.

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Was unterscheidet den TI-Messenger von Signal oder Threema?

Signal und Threema bieten gute Verschlüsselung, sind aber für private Nutzung konzipiert. Ihnen fehlt die Interoperabilität zwischen verschiedenen Anbietern, der bundesweite Verzeichnisdienst für Gesundheitseinrichtungen und die explizite Zulassung für den Einsatz mit Patientendaten in Deutschland. Für Arztpraxen sind sie keine rechtssichere Alternative zum TI-Messenger.

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Ist der TI-Messenger mit meinem Praxisverwaltungssystem kompatibel?

Die Integration in PVS-Systeme ist ein aktives Entwicklungsfeld. Mehrere Anbieter arbeiten an der Einbindung in gängige Praxissoftware. Grundsätzlich funktioniert der TI-Messenger aber bereits heute als eigenständige App unabhängig vom PVS – die PVS-Integration kommt als Mehrwert hinzu, ist aber keine Voraussetzung für den Start.

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Wie sicher sind meine Chatverläufe?

Chatverläufe sind durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt und werden auf Servern in Deutschland gehostet. Anbieter haben technisch keinen Zugriff auf die Inhalte. Für die Dokumentation können Chatverläufe exportiert und in die Patientenakte überführt werden – das spart manuelle Übertragungsarbeit und schafft einen lückenlosen Kommunikationsnachweis.

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Lohnt sich der TI-Messenger für eine kleine Einzelpraxis?

Ja – gerade für Einzelpraxen, die stark auf externe Kommunikation angewiesen sind (Überweisungen, Apotheken, Pflegedienste), bringt der TI-Messenger messbare Zeitgewinne. Wer täglich mehrere Telefonate mit Warteschleifen führt oder regelmäßig auf Rückrufe wartet, profitiert direkt. Und der Compliance-Vorteil – kein WhatsApp mehr im Praxisalltag – gilt unabhängig von der Praxisgröße.