92 % der Hausärzte kommunizieren mit Pflegeheimen per Fax – und 87 % berichten von vermeidbaren Kommunikationsfehlern. Famedly ersetzt Fax, Telefon und WhatsApp durch einen gematik-zertifizierten Messenger: sicher, schnell und DSGVO-konform.
Warum stationäre Pflegeeinrichtungen jetzt handeln müssen
Rund 70 % der etwa 32.000 Pflegeeinrichtungen in Deutschland sind trotz gesetzlicher Pflicht noch nicht an die Telematikinfrastruktur (TI) angebunden – das zeigt eine Erhebung der DAK-Gesundheit vom September 2025. Die TI-Anbindung ist seit Juli 2025 verpflichtend. Ab Dezember 2026 ist die vollelektronische Abrechnung ausschließlich über die TI möglich – wer bis dahin nicht angebunden ist, riskiert Abrechnungsausfälle.
Gleichzeitig läuft in vielen Einrichtungen die tägliche Kommunikation noch über Kanäle, die weder sicher noch effizient sind: Fax, Telefon und WhatsApp-Gruppen. Eine Fragebogenstudie der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg unter 600 Hausärzten in Sachsen-Anhalt zeigt: 92 % kommunizieren mit Pflegeheimen per Fax, 87 % per Telefon – und 87 % berichten von mindestens einem vermeidbaren Kommunikationsproblem im letzten Quartal.
Der TI-Messenger schließt diese Lücke: Er ersetzt unsichere Messenger und analoge Kommunikationswege durch einen gematik-zertifizierten, Ende-zu-Ende-verschlüsselten Sofortnachrichtendienst – für die interne Teamkommunikation ebenso wie für den Austausch mit Hausärzten, Apotheken und Krankenhäusern.
Was ist der TI-Messenger – und was bedeutet er für Ihr Pflegeheim?
Der TI-Messenger ist eine Fachanwendung der Telematikinfrastruktur für sichere Echtzeitkommunikation im Gesundheitswesen. Er basiert auf dem offenen Matrix-Protokoll, ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt und wird von der gematik zugelassen und reguliert. Für stationäre Pflegeeinrichtungen bedeutet das: ein einziger, datenschutzkonformer Kanal für alle Kommunikation – intern und einrichtungsübergreifend.
Ein zentraler Vorteil gegenüber privaten Messengern: Der TI-Messenger nutzt den Verzeichnisdienst der TI. Pflegekräfte finden Hausärzte, Apotheken oder Krankenhäuser direkt im System – ohne private Handynummern austauschen zu müssen. Alle TI-Messenger-Anbieter sind interoperabel: Es spielt keine Rolle, welchen Anbieter der Hausarzt nutzt – die Kommunikation funktioniert herstellerübergreifend.
So verändert der TI-Messenger den Alltag in Ihrer stationären Pflegeeinrichtung
Stationäre Pflegeeinrichtungen haben spezifische Kommunikationsanforderungen: 24/7-Schichtbetrieb, heterogenes Personal, eine Vielzahl externer Partner und Bewohner, deren Versorgung oft von schnellen Rückfragen abhängt. Die folgenden Szenarien zeigen, wo der TI-Messenger konkret wirkt.
Schichtübergabe ohne Informationsverlust
Problem: Relevante Informationen über Bewohnerzustände, Medikationsänderungen oder besondere Vorkommnisse gehen beim Schichtwechsel verloren – mündlich weitergegeben, nicht dokumentiert.
Lösung: Die abgehende Schicht hält Übergabeinformationen direkt im TI-Messenger fest – als Text oder Sprachnachricht. Der ankommende Dienst kann alles nachlesen, auch wenn die Übergabe kurz ausfällt.
Ergebnis: Lückenlose, nachvollziehbare Übergaben ohne Doppeldokumentation. Beim Seniorendienst Rötzel wurde nach Einführung des TI-Messengers eine ca. 90-prozentige Dokumentationsquote der Kommunikation erreicht – bei gleichzeitig ca. 50 % weniger Kommunikationsbeteiligten pro Vorgang.
Medikationsrückfragen an den Hausarzt – in Minuten statt Stunden
Problem: Eine Pflegekraft stellt eine Unklarheit bei der Medikamentengabe fest. Der Hausarzt ist telefonisch nicht erreichbar, die Warteschleife kostet 20 Minuten – in denen die Pflege weiterläuft.
Lösung: Die Pflegekraft schickt die Rückfrage direkt über den TI-Messenger an die Arztpraxis – mit Foto, wenn nötig. Der Arzt antwortet asynchron, sobald er Zeit hat.
Ergebnis: Schnellere Klärung, weniger Unterbrechungen im Arbeitsablauf, nachvollziehbarer Kommunikationsverlauf. Die zitierte Hausarztstudie zeigt: Einrichtungen, die digitale Kommunikationskanäle nutzen, verzeichnen weniger Hospitalisierungen und eine höhere Konsultationsfrequenz bei gleichzeitiger Zeitersparnis für Ärzte.
Wundversorgung und Fotodokumentation
Problem: Eine Pflegekraft beobachtet eine Wundverschlechterung bei einem Bewohner. Ob ein Arztbesuch notwendig ist, lässt sich telefonisch kaum klären.
Lösung: Foto der Wunde direkt über den TI-Messenger an den Hausarzt oder einen externen Wundberater. Der Arzt schätzt die Situation ein und gibt eine Empfehlung – ohne dass der Bewohner unnötig transportiert werden muss.
Ergebnis: Schnellere Entscheidungen, weniger vermeidbare Arztbesuche, bessere Versorgungsqualität. Diesen Anwendungsfall nutzen bereits Pflegedienste, die mit Famedly arbeiten – etwa die Evangelische Sozialstation Karlsruhe.
Medikamentenbedarf mit Arztpraxis und Apotheke koordinieren
Problem: Das Pflegeheim benötigt regelmäßig Rezepte für Bewohner. Der Prozess läuft über Fax, Telefon und manuelle Listen – fehleranfällig und zeitaufwendig.
Lösung: Der Bedarf wird per TI-Messenger an die Arztpraxis übermittelt. Die Praxis stellt die Rezepte aus und leitet sie an die Apotheke weiter. Alle Schritte sind dokumentiert.
Ergebnis: Weniger Medienbrüche, weniger Fehler, weniger Telefonanrufe. Der gesamte Prozess ist für alle Beteiligten nachvollziehbar.
Einrichtungsübergreifende Kommunikation bei der Überleitung
Problem: Ein Bewohner kehrt aus dem Krankenhaus zurück. Entlassungsbriefe kommen per Fax oder werden vom Bewohner mitgegeben – oft unvollständig oder verspätet.
Lösung: Das Krankenhaus übermittelt relevante Informationen vorab über den TI-Messenger. Das Pflegeheim ist vorbereitet, bevor der Bewohner ankommt.
Ergebnis: Lückenlose Informationsweitergabe, bessere Vorbereitung der Pflegekräfte, geringeres Risiko von Versorgungsfehlern in den ersten Stunden nach der Rückkehr.
So gelingt die Einführung: Vier Phasen für stationäre Pflegeeinrichtungen
Für größere Pflegeeinrichtungen hat sich ein schrittweiser Rollout bewährt. Erfahrungen aus der Praxis – etwa der MHH mit einem geplanten Rollout von 8 auf 5.000 Nutzer – zeigen: Ein schneller Pilot mit wenigen Nutzern überzeugt mehr als lange Entscheidungsprozesse.
- Voraussetzungen prüfen: TI-Anbindung, SMC-B und eHBA vorhanden? Pflegesoftware-Anbieter kontaktieren, um Integrationsmöglichkeiten zu klären.
- Pilotteam definieren: Mit einer Station oder einem Team starten – idealerweise mit digital-affinen Pflegekräften als Multiplikatoren. Konkrete Use Cases festlegen: Schichtübergabe, Medikationsrückfragen, Wundfotos.
- Intern skalieren: Nach positivem Pilot-Feedback weitere Teams und Stationen anbinden. WhatsApp-Gruppen aktiv ablösen – kein Parallelbetrieb.
- Extern vernetzen: Hausärzte, Apotheken und Krankenhäuser über den Verzeichnisdienst einbinden. Einrichtungsübergreifende Kommunikation aktivieren.
Ein häufiger Fehler: Zu viele Kanäle gleichzeitig betreiben. Wer WhatsApp nicht aktiv ablöst, kämpft gegen die Gewohnheit. Klare Kommunikation im Team – „ab sofort nutzen wir für Patientenkommunikation ausschließlich den TI-Messenger" – erhöht die Akzeptanz deutlich.
Wenn Sie wissen möchten, wie TI-ready Ihre Einrichtung bereits ist und welche konkreten nächsten Schritte sinnvoll sind, können Sie einen kostenfreien TI-Check mit Famedly vereinbaren.
Datenschutz und Compliance: Was wirklich gilt
Für stationäre Pflegeeinrichtungen sind zwei regulatorische Dimensionen relevant:
DSGVO: Patientendaten in der Pflege fallen unter Art. 9 DSGVO als besonders schützenswerte Kategorie. Die Nutzung von WhatsApp oder anderen nicht-zertifizierten Messengern für die Kommunikation über Bewohner ist ein Datenschutzverstoß – unabhängig davon, ob Namen genannt werden. Metadaten wie Handynummern und Zeitstempel sind personenbezogene Daten. Der TI-Messenger ist DSGVO-konform, da er in deutschen Rechenzentren gehostet wird und die Authentifizierung über institutionelle Karten erfolgt.
NIS-2: Einrichtungen der Langzeitpflege fallen laut BSI grundsätzlich nicht unter die NIS-2-Regulierung. Pflegeheime und ambulante Pflegedienste sind damit nicht direkt betroffen. Allerdings entwickelt sich NIS-2 zum branchenübergreifenden Maßstab für „Stand der Technik" in der IT-Sicherheit – wer heute nachweislich sichere Kommunikationswege einsetzt, ist auch für künftige Anforderungen besser aufgestellt. Einrichtungen, die zusätzlich medizinische Leistungen mit eigenständiger Versorgungsrelevanz erbringen, sollten ihren Status individuell prüfen.
Häufige Fragen zum TI-Messenger in stationären Pflegeeinrichtungen
Ist der TI-Messenger für Pflegeheime verpflichtend?
Nein – der TI-Messenger ist aktuell eine freiwillige Fachanwendung der Telematikinfrastruktur. Verpflichtend ist die TI-Anbindung selbst (seit Juli 2025) sowie KIM für bestimmte Übermittlungen. Der TI-Messenger ist jedoch der einzige Weg, die verbreitete WhatsApp-Nutzung DSGVO-konform zu ersetzen und gleichzeitig einrichtungsübergreifende Echtzeitkommunikation zu ermöglichen.
Können auch Pflegehilfskräfte und Hauswirtschaftspersonal den TI-Messenger nutzen?
Ja. Die Einrichtung stellt den Zugang über die SMC-B-Karte bereit und kann alle autorisierten Mitarbeitenden einbinden – unabhängig vom Berufsabschluss. Pflegefachkräfte mit eHBA können sich zusätzlich individuell im Verzeichnisdienst eintragen und sind damit auch einrichtungsübergreifend erreichbar.
Was passiert mit unseren bestehenden WhatsApp-Gruppen?
WhatsApp-Gruppen für Patientenkommunikation verstoßen gegen die DSGVO und sollten aktiv abgelöst werden. Erfahrungen aus der Praxis zeigen: Der Übergang gelingt am besten mit einem klaren Stichtag und einem Pilotteam, das den TI-Messenger aktiv nutzt und im Team empfiehlt. Parallelbetrieb verlängert die Umstellungsphase und reduziert die Akzeptanz.
Wie integriert sich der TI-Messenger in unsere Pflegesoftware?
Die Integration hängt vom jeweiligen Pflegeverwaltungssystem ab. Führende Anbieter wie MEDIFOX DAN und Vivendi arbeiten an TI-Messenger-Anbindungen. Famedly hat bereits 8+ erfolgreiche IT-Integrationen in verschiedenen Gesundheitseinrichtungen umgesetzt. Beim Onboarding wird die Integrationsfähigkeit mit dem bestehenden System geprüft.
Können wir den TI-Messenger auf privaten Smartphones nutzen?
Ja. Der TI-Messenger ist BYOD-fähig: Mitarbeitende können ihn auf dem eigenen Smartphone nutzen, ohne dass die Einrichtung Zugriff auf private Daten erhält. Adressbuchzugriff ist nicht erforderlich, Screenshots können unterbunden werden. Das ist besonders relevant für Einrichtungen, die keine Dienstgeräte für alle Pflegekräfte bereitstellen. Mehr dazu unter BYOD und TI-Messenger.
Welche Kosten entstehen und wie werden sie refinanziert?
Die TI-Grundpauschale beträgt ca. 200 € pro Monat und refinanziert die TI-Anbindungskosten für fünf Jahre. TI-Messenger-Lösungen kosten typischerweise 1–5 € pro Nutzer und Monat. Zusätzlich ist eine Förderung nach § 8 Abs. 8 SGB XI von bis zu 12.000 € für digitale Ausstattung möglich. Konkrete Preisangaben erhalten Sie im Gespräch mit dem jeweiligen Anbieter.
