Eine Pflegekraft auf der Station bereitet Medikamente vor, prüft Dosierungen, und gleicht Patientendaten ab. Dann klingelt das Telefon, eine Rückfrage zum Dienstplan, keine akute Situation. Trotzdem ist die Konzentration weg, sie muss neu ansetzen. Wie viele Minuten und wie viel Patientensicherheit gehen so jeden Tag verloren? Telefonunterbrechungen im Krankenhaus sind kein unvermeidbares Berufsschicksal, sondern ein lösbares Strukturproblem.

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Kliniken wie das Universitätsklinikum Frankfurt stellen deshalb auf asynchrone Messenger-Kommunikation um. Mit Famedly, einem der ersten gematik-zertifizierten TI-Messenger, ersetzen sie einen Großteil störender Anrufe durch sichere, dokumentierte Nachrichten. Dieser Artikel liefert evidenzbasierte Zahlen, konkrete Handlungsoptionen und Praxisbeispiele für IT-Verantwortliche und Klinikleitungen.

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Die unterschätzten Folgen von Telefonunterbrechungen im Krankenhaus

Je nach Station, Tätigkeit und Erhebungsmethode berichten Studien von wenigen bis über 20 Unterbrechungen pro Stunde. Telefonanrufe gelten dabei als besonders problematisch, weil sie eine unmittelbare Reaktion erzwingen und laufende Aufgaben unterbrechen.

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Eine US-amerikanische Studie zu Unterbrechungen im Medikationsprozess legt nahe: Kommt es in den Minuten vor einer Medikamentengabe zu einer Unterbrechung, etwa durch einen Telefonanruf, steigt die Fehlerrate messbar an (im untersuchten Setting von 3,1 % auf 3,7 %).

Unabhängig davon zeigen die Daten, dass Nachtschichten und geringe Berufserfahrung zusätzliche Risikofaktoren für Medikationsfehler darstellen können.

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Bei hoher Unterbrechungsdichte nehmen Belastung, Koordinationsaufwand und Fehleranfälligkeit spürbar zu. Besonders betroffen sind Intensivstationen, Notaufnahmen und Pflegestationen mit hoher Patienten-Ratio.

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Welche Störungen vermeidbar sind – und welche nicht

Nicht jede Unterbrechung ist ein Problem, denn zeitkritische Informationen zu Patienten müssen sofort durchkommen. Viele Anrufe betreffen jedoch Rückfragen, Statusabfragen und organisatorische Abstimmungen, die keinen sofortigen Rückruf erfordern.

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Der Zusammenhang zwischen Anrufen und Medikationsfehlern

Verschiedene Studien legen nahe, dass eingehende Anrufe Konzentration und Arbeitsfluss stören und so das Fehlerrisiko bei der Medikamentengabe erhöhen können. Eine Studie einer pädiatrischen Intensivstation in den USA zeigt, dass bestimmte Risikofaktoren diese Kette verstärken: Nachtschichten sind mit einer Odds Ratio (Wahrscheinlichkeitsverhältnis) von 1,35–1,53 assoziiert, Berufsanfänger mit weniger als sechs Monaten Erfahrung weisen ein OR von 1,22–1,53 auf. Auch eine hohe Pflegekraft-Patienten-Ratio erhöht das Risiko messbar. Wichtig: Diese Faktoren sind mit Fehlern assoziiert, nicht als alleinige Ursache belegt.

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Warum weniger telefonieren das Problem nicht löst

Der Reflex liegt nahe: Wenn Anrufe stören, sollte das Team einfach weniger telefonieren. Doch das Problem liegt nicht in der Menge der Telefonate, sondern im synchronen Kommunikationsmodell selbst. Jeder Anruf erzwingt sofortige Aufmerksamkeit, egal ob die Pflegekraft gerade ein Medikament vorbereitet oder ein Arzt eine Befunddokumentation abschließt. Selbst wenn nur noch halb so viele Anrufe eingehen, unterbricht jeder einzelne weiterhin den laufenden Arbeitsprozess.

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In der Praxis zeigt sich der Unterschied besonders deutlich: Rückfragen im Hintergrunddienst, Informationen zur Dienstübergabe oder die Befundübermittlung an niedergelassene Ärzte erfordern selten eine sofortige Antwort. All diese Fälle funktionieren asynchron per Nachricht schneller, dokumentierter und ohne Störungen auf der Station. So kann der Famedly TI-Messenger verschiedene Anwendungsfälle abdecken. 

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Handys auf Station und KRITIS-Pflichten – regulatorische Rahmenbedingungen für Kliniken

Pauschale Handyverbote auf Station sind vielerorts gelockert worden. Heute gilt vermehrt: Mobiltelefone sind erlaubt, solange Mindestabstände zu medizinischen Geräten eingehalten werden. Klassische Betttelefone dagegen sind für Patienten oft teuer und längst nicht mehr zeitgemäß. Gleichzeitig verschärfen die NIS-2-Richtlinie und das KRITIS-Dachgesetz als Umsetzung der EU CER Richtlinie die Anforderungen an Krankenhäuser erheblich. Kliniken müssen nachweisen, dass kritische Kommunikationskanäle auch bei vollständigen IT-Ausfällen zuverlässig funktionieren.

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Notfallkonzept bei Telefonausfall: So bereiten sich IT-Verantwortliche vor

Drei konkrete Schritte helfen, die Kommunikation im Notfall abzusichern:

1. Telefonausfallszenarien in den Krankenhaus-Alarm- und Einsatzplan (KAEP) integrieren.
2. Papierbasierte Rückfallebenen definieren und regelmäßig testen.
3. Einen infrastrukturunabhängigen Kommunikationskanal einrichten, etwa einen cloudbasierten TI-Messenger, der nicht ausschließlich vom lokalen Kliniknetz abhängt und auch bei Ausfall einzelner interner Systeme nutzbar bleibt.

Wie wichtig das ist, zeigte der Cyberangriff auf das Universitätsklinikum Frankfurt: Fast 80 % der befragten Mitarbeiter griffen damals auf private Messenger zurück, weil kein offizieller Kanal verfügbar war. Der TI-Messenger ist eine optimale Alternative zu WhatsApp. 

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3 bewährte Maßnahmen gegen Telefonunterbrechungen im Krankenhaus

Einige Kliniken setzen bereits gezielte Maßnahmen ein, um Störungen durch Anrufe auf der Station zu minimieren. Drei Ansätze haben sich besonders bewährt:

• No-Interruption-Zones: Sichtbare Beschilderung während der Medikamentengabe signalisiert dem Team: Jetzt nicht stören. Studien zeigen, dass nicht-medikamentenbezogene Unterbrechungen so sinken können.
• Anrufumleitung in Spitzenzeiten: In definierten Zeitfenstern werden Telefonate automatisch auf das Sekretariat oder eine Voicemail umgeleitet, damit kritische Tätigkeiten ungestört ablaufen.
• Dringlichkeitsstufen: Nur zeitkritische Anliegen rechtfertigen einen Anruf. Alles andere wird per Nachricht übermittelt, sodass Mitarbeiter selbst entscheiden, wann sie antworten.

Diese Maßnahmen helfen punktuell, lösen aber nicht das Grundproblem des synchronen Kommunikationsmodells. Den größten Hebel bietet der Wechsel des Kommunikationskanals selbst. Kliniken wie die MHH und das Universitätsklinikum Frankfurt haben diesen Schritt mit Famedly bereits gemacht.

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Wie der TI-Messenger Telefonunterbrechungen im Krankenhaus strukturell löst – Praxisbeispiele aus MHH und UKF

Statt Anrufe zu reduzieren, verändert der TI-Messenger von Famedly den Kommunikationskanal grundlegend. Asynchroner Nachrichtenaustausch ersetzt einen Großteil der Telefonate: 

• Rückfragen laufen per Textnachricht
• Befunde werden als Foto geteilt
• Sprachnachrichten ersetzen den Griff zum Hörer. 
• Fallbasierte Chaträume bündeln alle Beteiligten eines Behandlungsfalls und dokumentieren den Verlauf automatisch im KIS. 
• So entfallen doppelte Dokumentation und wiederholte Rückrufe bei besetzter Leitung.

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An der Medizinischen Hochschule Hannover startete die Dermatologie als erster Fachbereich mit Famedly. Das Ergebnis: schnellere Befundbesprechungen, deutlich weniger Rückfragen zwischen Station und Funktionsbereichen. Die Akzeptanz war so hoch, dass Anästhesie und OP-Teams den Messenger aktiv anforderten. Der geplante Rollout reicht von 8 auf bis zu 5.000 Nutzer. Auch die Universitätsmedizin Frankfurt setzt auf Famedly als TI-Messenger für die klinikweite Kommunikation.

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Features des TI Messengers auf einen Blick: 

• DSGVO-konformes Hosting in deutschen Rechenzentren
• ISO 27001-Zertifizierung für nachweisbare Informationssicherheit
• BYOD-fähig – ohne Adressbuchzugriff, ohne Telefonnummer
• KIS-Integration und automatische Dokumentation von Chatverläufen
• Infrastrukturunabhängiger Betrieb – auch bei IT-Ausfällen einsatzbereit

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Fazit: Telefonunterbrechungen im Krankenhaus sind ein lösbares Strukturproblem

Telefonunterbrechungen sind ein quantifizierbarer Kostenfaktor und ein messbares Risiko für die Patientensicherheit. Die Lösung liegt nicht in mehr Disziplin beim Telefonieren, sondern im Wechsel von synchroner zu asynchroner Kommunikation. Wer Störungen strukturell reduzieren will, verändert den Kommunikationskanal, nicht das Verhalten.

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Der nächste Schritt für IT-Verantwortliche: Beziffern Sie den Produktivitätsverlust in Ihrer Einrichtung mit der Modellrechnung aus diesem Artikel, bereiten Sie die Zahlen als Business Case auf und erstellen Sie eine Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung. Über 150 Einrichtungen, darunter Unikliniken wie die MHH und das UKF, nutzen Famedly bereits als TI-Messenger.

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FAQ

Können Telefonunterbrechungen bei der Medikamentengabe zu Behandlungsfehlern führen?

Ja, Studien zeigen eine signifikante Assoziation zwischen Unterbrechungen, wie eingehenden Anrufen, kurz vor der Medikamentengabe und erhöhten Fehlerquoten. Besonders betroffen sind Pflegekräfte in Nachtschichten, Berufsanfänger mit weniger als sechs Monaten Erfahrung und Personal, das mehrere Patienten gleichzeitig betreut.

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Was ist der Unterschied zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation im Krankenhaus?

Synchrone Kommunikation wie das Telefon erzwingt eine sofortige Reaktion und unterbricht laufende Tätigkeiten. Asynchrone Kommunikation per Messenger ermöglicht es, Nachrichten dann zu lesen und zu beantworten, wenn die Situation es erlaubt. Störungen bei kritischen Aufgaben werden so strukturell reduziert.

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Ist ein TI-Messenger eine rechtssichere Alternative zum Telefon im klinischen Alltag?

Ein TI-Messenger kann für viele Anwendungsfälle eine datenschutzkonforme und revisionsnähere Alternative zu informellen Kommunikationswegen sein. Der TI-Messenger von Famedly ist von der gematik zugelassen, DSGVO-konform und nutzt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Er ersetzt synchrone Telefonate durch dokumentierte, asynchrone Nachrichtenkommunikation. Famedly ist der erste und bisher einzige zugelassene TI-Messenger am Markt.

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Wie schnell kann ein Krankenhaus einen TI-Messenger einführen?

Die cloud-basierte Einrichtung ist in unter 30 Minuten möglich, wie das Beispiel der MHH zeigt. Famedly-Experten übernehmen das Onboarding und die Anbindung an bestehende Verzeichnisdienste. Ein umfangreiches IT-Projekt ist nicht nötig. Zum Einstieg steht eine risikofreie 2-Monate-Testphase zur Verfügung.