Warum das Entlassmanagement an Kommunikation scheitert – nicht an Prozessen

Die Abläufe im Entlassmanagement sind seit Jahren bekannt. Der nationale Expertenstandard des DNQP beschreibt seit 2004, wie ein strukturiertes Assessment, ein frühzeitiger Entlassplan und eine koordinierte Überleitung aussehen sollen. Der Rahmenvertrag Entlassmanagement, der seit April 2026 in seiner 14. Änderungsfassung gilt, konkretisiert die gesetzlichen Pflichten nach § 39 Abs. 1a SGB V. Und dennoch: In deutschen Kliniken beginnt die Entlassplanung laut einer Analyse im Krankenhaus-Report 2021 in vielen Fällen erst am Entlasstag selbst. Das Problem ist kein Wissensproblem. Es ist ein Kommunikationsproblem.

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Sozialdienst, Pflegeteam, Ärztlicher Dienst, Krankenkasse, ambulanter Pflegedienst, Hausarzt, Rehaklinik und Angehörige müssen in einem engen Zeitfenster koordiniert werden. Die Infrastruktur, über die diese Koordination läuft, besteht in vielen Einrichtungen noch immer aus Fax, Telefon und unverschlüsselter E-Mail. Das Ergebnis: Informationsverluste, Verzögerungen, ungeplante Wiederaufnahmen. Nach eigenen Berechnungen mit Krankenkassendaten resultierten 7,3 % aller Krankenhausfälle in ungeplante Wiederaufnahmen – ein erheblicher Anteil davon ist auf Versorgungsbrüche an der Sektorengrenze zurückzuführen.

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Die fünf häufigsten Koordinationsprobleme in der Praxis

Wer im Sozialdienst oder in der Pflegedienstleitung arbeitet, kennt diese Situationen. Sie treten nicht gelegentlich auf – sie sind der Normalzustand:

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1. Nachversorgersuche per Telefon-Marathon

Ein Kurzzeitpflegeplatz wird benötigt. Der Sozialdienst telefoniert fünf, acht, zehn Einrichtungen ab. Pro Fall entstehen so 30 bis 60 Minuten Aufwand, der bei zehn täglichen Entlassungen mit Nachversorgungsbedarf auf fünf bis zehn Stunden täglich summiert. Kapazitätsabfragen laufen seriell statt parallel, weil es keine gemeinsame Kommunikationsplattform gibt.

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2. Fehlender Entlassbrief am Entlasstag

Befunde aus nachgelagerten Systemen sind noch nicht im KIS verfügbar. Laborwerte stehen aus. Der Patient verlässt das Haus ohne vollständigen Arztbrief. Der weiterbehandelnde Hausarzt erhält die Informationen Tage später per Fax, wenn überhaupt. Laut der Deloitte-Analyse zum Entlassmanagement ist dies eines der am häufigsten genannten strukturellen Defizite in deutschen Kliniken.

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3. Schwierige Erreichbarkeit auf beiden Seiten

Krankenhäuser beklagen zu lange Bearbeitungszeiten bei Kostenzusagen der Kassen. Kassen beklagen unklare Zuständigkeiten im Krankenhaus. Pflegeeinrichtungen erfahren von einer Verlegung zu spät, um die Aufnahme vorzubereiten. Diese wechselseitige Erreichbarkeitsproblematik ist systematisch dokumentiert und hat eine direkte Auswirkung auf die Entlassdauer.

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4. Informationsverlust an der Sektorengrenze

Die empfangende Seite – ambulanter Pflegedienst, Pflegeheim, Rehaklinik – ist im Entlassmanagement strukturell benachteiligt. Sie erhält Informationen zu spät, unvollständig oder in Formaten, die nicht in ihre eigenen Systeme integrierbar sind. Pflegeüberleitungsbögen kommen per Fax an, wenn der Patient bereits eingetroffen ist. Medikationspläne fehlen oder sind veraltet.

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5. DSGVO-Risiken durch nicht konforme Kommunikationswege

WhatsApp ist im klinischen Alltag noch immer verbreitet – auch für die Koordination im Entlassmanagement. Das ist kein Kavaliersdelikt: WhatsApp überträgt Metadaten auf US-Server, ist nicht gematik-zertifiziert und erfüllt die Anforderungen der DSGVO für die Übermittlung von Patientendaten nicht. Bei einem dokumentierten Verstoß drohen Bußgelder von bis zu 20 Mio. € oder 4 % des Jahresumsatzes. Gleichzeitig gilt: Das Entlassmanagement erfordert laut Bundesgesundheitsministerium die schriftliche oder elektronische Einwilligung der Patientin oder des Patienten für jede Datenübermittlung an Nachversorger. Wer diese Einwilligung über nicht konforme Kanäle verwaltet, riskiert doppelt.

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Was die Digitalisierung heute konkret ermöglicht

Die technische Infrastruktur für eine bessere Koordination des Entlassmanagements ist vorhanden. Seit Juli 2025 sind Pflegedienste und Pflegeheime verpflichtet, an die Telematikinfrastruktur (TI) angebunden zu sein. Krankenhäuser sind bereits länger angebunden. Damit existiert erstmals eine gemeinsame, sichere Kommunikationsinfrastruktur, die alle Akteure des Entlassmanagements verbindet – von der Klinik über den ambulanten Pflegedienst bis zur Hausarztpraxis.

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Wer diese Infrastruktur nicht aktiv nutzt, riskiert ab 2026 finanzielle Konsequenzen: Das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) sieht Digitalisierungsabschläge von bis zu 2 % der DRG-Erlöse vor, wenn nachgewiesen werden muss, dass digitale Dienste nicht umgesetzt wurden. Patientenportale, die das Entlassmanagement und die Überleitung abbilden, sind explizit als Fördertatbestand definiert (FTB 2).

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TI-Messenger, KIM und Patientenportal: Was wofür geeignet ist

In der Praxis entstehen häufig Missverständnisse darüber, welche TI-Anwendung für welchen Kommunikationsbedarf geeignet ist. Die folgende Übersicht schafft Klarheit:

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KIM ist der richtige Kanal für verpflichtende, asynchrone Kommunikation – etwa die Übermittlung von Arztbriefen an Hausärzte oder Entlassdokumenten an Krankenkassen. Der TI-Messenger ergänzt KIM dort, wo Echtzeitkoordination notwendig ist: bei der Pflegeplatzsuche, Rückfragen zur Medikation, kurzfristigen Abstimmungen zwischen Sozialdienst und Nachversorger oder der Koordination innerhalb des multiprofessionellen Entlassteams. Ein Patientenportal adressiert die Kommunikation zwischen Klinik und Patient, nicht die Koordination zwischen Leistungserbringern.

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Entlassmanagement in fünf Schritten besser koordinieren

Verbesserungen im Entlassmanagement entstehen nicht durch ein einzelnes Tool, sondern durch eine strukturierte Kombination aus Prozessklarheit und digitaler Kommunikationsinfrastruktur. Die folgende Schrittfolge hat sich in der Praxis bewährt:

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Schritt 1: Assessment ab Aufnahme – nicht erst am Entlasstag

Der Rahmenvertrag Entlassmanagement verpflichtet Krankenhäuser ausdrücklich dazu, den poststationären Versorgungsbedarf möglichst frühzeitig zu erfassen. In der Praxis passiert das häufig zu spät. Ein standardisiertes Screening-Instrument bei der Aufnahme identifiziert Patienten mit erhöhtem Nachversorgungsbedarf frühzeitig und gibt dem Sozialdienst ausreichend Vorlaufzeit. Je früher die Entlassplanung beginnt, desto weniger Zeitdruck entsteht am Entlasstag.

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Schritt 2: Digitale Kommunikationskanäle zu Nachversorgern aufbauen

Statt einzelner Telefonanrufe ermöglicht ein TI-Messenger die gleichzeitige Anfrage an mehrere vernetzte Pflegeeinrichtungen oder ambulante Dienste. Über den gematik-zertifizierten TI-Messenger lassen sich sektorenübergreifende Gruppenräume einrichten, die für wiederkehrende Konstellationen dauerhaft bestehen: Sozialdienst, regionale Kurzzeitpflegeeinrichtungen und koordinierende Pflegefachkräfte kommunizieren in einem gemeinsamen, verschlüsselten Kanal. Die Kapazitätsanfrage läuft parallel statt seriell.

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Schritt 3: Rollen und Zuständigkeiten verbindlich klären

Entlassmanagement ist eine multiprofessionelle Aufgabe. Wer in einer Klinik für welchen Teil des Prozesses verantwortlich ist, entscheidet jede Einrichtung selbst. Das ist eine Stärke, aber auch eine Schwachstelle: Wenn Zuständigkeiten nicht dokumentiert und kommuniziert sind, entstehen Lücken. Eine klare Rollenmatrix – wer initiiert das Assessment, wer koordiniert mit der Krankenkasse, wer informiert den Nachversorger – ist Voraussetzung dafür, dass digitale Kommunikationstools ihren Nutzen entfalten können.

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Schritt 4: Entlassbrief-Prozess digitalisieren

Der Entlassbrief ist das wichtigste Informationsdokument für die Anschlussversorgung. Sein Fehlen am Entlasstag ist eines der häufigsten Qualitätsprobleme im Entlassmanagement. Voraussetzung für einen vollständigen Entlassbrief ist die Interoperabilität der klinischen IT-Systeme: Befunde, Laborwerte und Medikationspläne müssen zum Entlasszeitpunkt im KIS vorliegen. KIM als Übermittlungsweg zum Hausarzt ersetzt das Fax. Der TI-Messenger ermöglicht es dem Sozialdienst, vorab relevante Informationen an den Nachversorger zu übermitteln – bevor der Patient eintrifft.

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Schritt 5: Rückmeldeschleifen etablieren

Entlassmanagement endet nicht mit der Entlassung. Ungeplante Wiederaufnahmen innerhalb von 30 Tagen sind ein wichtiger Qualitätsindikator. Einrichtungen, die systematisch auswerten, welche Entlassungen zu Problemen geführt haben, können ihre Prozesse gezielt verbessern. Ein TI-Messenger-Kanal zwischen Klinik und Nachversorger ermöglicht es, auch nach der Entlassung schnell erreichbar zu sein – und Rückfragen zu klären, bevor sie zu einer Wiederaufnahme führen.

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Praxis: Wie sektorenübergreifende Kommunikation im Entlassmanagement konkret aussieht

Der Seniorendienst Rötzel, ein ambulanter Pflegedienst mit über 20 Jahren Erfahrung, hat nach der Einführung des TI-Messengers eine ca. 90%ige Dokumentationsquote der internen Kommunikation erreicht und die Anzahl der Kommunikationsbeteiligten pro Vorgang um ca. 50 % reduziert. Informationsverluste bei Schichtwechseln und in der Abstimmung mit Ärzten und Kliniken gingen messbar zurück. Pflegekräfte im ambulanten Einsatz klären Rückfragen zu Wundversorgung oder Medikation jetzt direkt per Messenger mit dem behandelnden Arzt, statt über die Zentrale zu telefonieren.

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An der Medizinischen Hochschule Hannover (MHH) läuft seit 2025 der schrittweise Rollout des TI-Messengers von Famedly auf geplante 5.000 Nutzer. Stand April 2026 sind bereits 780 Nutzer produktiv. In der Dermatologie – dem ersten Fachbereich nach dem Piloten – hat das Team die Lösung sofort angenommen: Befundübermittlung, Rückfragen zwischen Stationsarzt und Oberarzt im Hintergrunddienst und die Abstimmung zu Entlassungen laufen über einen Kanal. Das Ergebnis: weniger Telefonunterbrechungen, schnellere Rückmeldungen, höhere Akzeptanz als bei allen vorherigen Kommunikationstools.

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Weitere Praxisbeispiele aus Universitätskliniken und Pflegeeinrichtungen finden Sie in den Erfolgsgeschichten von Famedly.

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Was Entscheidungsträger jetzt konkret tun können

Für IT-Leitungen, Digitalisierungsbeauftragte und Pflegedienstleitungen, die ihr Entlassmanagement verbessern wollen, ergeben sich drei unmittelbare Handlungsfelder:

• TI-Anbindung der Nachversorger prüfen: Seit Juli 2025 sind Pflegeeinrichtungen zur TI-Anbindung verpflichtet. Klären Sie, welche Ihrer regelmäßigen Nachversorger bereits angebunden sind – das ist die Voraussetzung für eine TI-Messenger-Verbindung.
• Kommunikationswege im Entlassmanagement auditieren: Welche Kanäle nutzen Sozialdienst, Pflegeteam und Ärztlicher Dienst heute für die Entlasskoordination? Wo laufen Patientendaten über nicht konforme Wege (WhatsApp, unverschlüsselte E-Mail, Fax)? Ein Kommunikationsaudit dauert in der Regel wenige Stunden und liefert eine klare Grundlage für Entscheidungen.
• Pilotprojekt mit einem Fachbereich starten: Best Practice für den Rollout eines TI-Messengers in Kliniken ist ein begrenzter Pilot in einem Fachbereich mit hohem Entlassmanagement-Volumen. Die MHH hat mit der IT-Abteilung begonnen und ist dann in die Dermatologie gegangen. Von dort aus hat sich die Nachfrage in weitere Fachbereiche entwickelt – ohne zentrale Überzeugungsarbeit.

Sie möchten wissen, wie gut Ihr Entlassmanagement digital aufgestellt ist? Vereinbaren Sie einen kostenfreien TI-Check und erfahren Sie, wo die größten Kommunikationsbrüche in Ihrem Entlassprozess liegen und wie Sie sie mit dem TI-Messenger schließen können.

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Häufig gestellte Fragen zum Entlassmanagement

Ab wann muss die Entlassplanung im Krankenhaus beginnen?

Laut Rahmenvertrag Entlassmanagement sind Krankenhäuser verpflichtet, den poststationären Versorgungsbedarf möglichst frühzeitig zu erfassen – idealerweise bereits bei der Aufnahme. In der Praxis beginnt die Planung häufig zu spät, was zu Verzögerungen und Versorgungslücken führt. Ein standardisiertes Assessment-Instrument bei der Aufnahme ist der erste Schritt zu einem strukturierten Entlassmanagement.

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Darf der Sozialdienst Patientendaten per WhatsApp an Pflegeeinrichtungen übermitteln?

Nein. WhatsApp ist für die Übermittlung von Patientendaten nicht DSGVO-konform. Die App überträgt Metadaten auf US-Server, bietet keine gematik-Zertifizierung und erfüllt nicht die Anforderungen an eine sichere Datenübermittlung im Gesundheitswesen. Gematik-zertifizierte TI-Messenger sind die konforme Alternative für die Echtzeitkommunikation zwischen Leistungserbringern.

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Was ist der Unterschied zwischen KIM und TI-Messenger im Entlassmanagement?

KIM (Kommunikation im Medizinwesen) ist ein asynchroner, verschlüsselter E-Mail-Dienst über die TI – geeignet für die strukturierte Übermittlung von Arztbriefen, Befunden und Entlassdokumenten. Der TI-Messenger ergänzt KIM für zeitkritische Echtzeitkommunikation: Rückfragen zur Medikation, kurzfristige Pflegeplatzkoordination oder Abstimmungen im multiprofessionellen Entlassteam. Beide Dienste sind komplementär, nicht konkurrierend.

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Müssen Pflegeeinrichtungen bereits an die TI angebunden sein, um den TI-Messenger nutzen zu können?

Ja. Die TI-Anbindung ist Voraussetzung für die Nutzung des TI-Messengers. Seit Juli 2025 sind stationäre und ambulante Pflegeeinrichtungen zur TI-Anbindung verpflichtet. In der Praxis ist der Umsetzungsgrad noch heterogen. Kliniken, die sektorenübergreifend über den TI-Messenger kommunizieren wollen, sollten prüfen, welche ihrer Nachversorger bereits angebunden sind.

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Wie aufwendig ist die Einführung eines TI-Messengers für eine Klinik?

Der technische Aufwand ist überschaubar: Die Cloud-basierte Einrichtung eines TI-Messengers ist in der Regel in wenigen Tagen abgeschlossen. Die größere Herausforderung liegt in der organisatorischen Vorbereitung: Einbindung von Datenschutz, Betriebsrat und IT, Klärung von Zuständigkeiten und die Auswahl des Pilotfachbereichs. Die Erfahrung aus der MHH zeigt, dass ein begrenzter Pilot mit hoher Nutzerakzeptanz die beste Grundlage für einen breiteren Rollout ist.

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Welche Rolle spielt das pharmazeutische Entlassmanagement?

Die Arzneimitteltherapie ist an der Schnittstelle zwischen stationärer und ambulanter Versorgung besonders fehleranfällig. Rehospitalisierungen sind häufig auf arzneimittelbezogene Probleme oder Versorgungslücken nach der Entlassung zurückzuführen. Ein vollständiger, aktueller Medikationsplan muss zum Entlasszeitpunkt vorliegen und an Hausarzt, Apotheke und Pflegedienst übermittelt werden. Der TI-Messenger kann diese Übermittlung sicher und in Echtzeit unterstützen.