Warum Ärzte immer noch faxen und telefonieren

Die Formulare sind digital. eAU und eRezept laufen in praktisch jeder Praxis, 80 Prozent der Hausärztinnen und Hausärzte nutzen KIM, und 87 Prozent der Praxen erhalten Arztbriefe inzwischen digital. Das zeigt das PraxisBarometer Digitalisierung 2025 der KBV, für das das IGES Institut im Sommer 2025 mehr als 1.700 Praxen befragt hat.

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Mit Krankenhäusern kommunizieren allerdings nur 12 % der Praxen überwiegend digital, untereinander sind es 41 %. Entlassbriefe kommen bei 15 % der Praxen digital an, Laborwerte aus der Klinik bei 9 %. Der Rest läuft über Fax, Telefon und Post.

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KBV-Vorstandsmitglied Sibylle Steiner nennt die Praxen eine „digitale Oase in einer rundherum analogen Wüste“. Man kann es auch nüchterner sagen: Nach innen sind Praxen weitgehend digital, nach außen überwiegend nicht, und zwar nicht nur zur Klinik, sondern auch zur Kollegin drei Straßen weiter.

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Für Ärzte bedeutet das eine Arbeitslast, die in keiner Abrechnung auftaucht.

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Die Apotheke ruft wegen eines Rezepts an, während Sie im Behandlungszimmer sind. Der Pflegedienst wartet auf einen Rückruf, der zwischen zwei Patienten passen muss. Die Klinik ist telefonisch kaum zu erreichen, also faxen Sie und hoffen. Und am Telefon hängt die MFA, die am Tresen fehlt. In der GKV-Versichertenbefragung 2025 waren 44 Prozent der Befragten mit der telefonischen Erreichbarkeit von Praxen unzufrieden. Ein Teil dieser Leitungen ist nicht mit Patientinnen und Patienten belegt, sondern mit Fachkommunikation, die anders laufen könnte.

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Auf dem Land wiegt das schwerer. Rund 5.000 Hausarztsitze sind unbesetzt, mehr als ein Drittel der Hausärztinnen und Hausärzte ist über 60 Jahre alt und wer bleibt, arbeitet laut einer Befragung der Bertelsmann Stiftung im Schnitt 44 Stunden pro Woche.

2024 haben Hausärztinnen und Hausärzte rund 19,4 Millionen Hausbesuche abgerechnet. Jede Rückfrage, die unterwegs nicht zu klären ist, kostet einen zweiten Anlauf.

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Was ein Messenger grundsätzlich verändert

Bevor es um die einzelnen Fälle geht, lohnt ein Blick auf das, was für alle gilt. Ein Messenger, der für Gesundheitsdaten gebaut ist, verändert vier Dinge an Ihrem Arbeitstag.

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1. Asynchrone Kommunikation

Die Apotheke schreibt, wenn die Frage aufkommt, Sie antworten, wenn das Behandlungszimmer frei ist. Niemand hängt in der Warteschleife, niemand hinterlässt eine Rückrufbitte, die bis 17 Uhr auf einem Zettel liegt. In der TI-Modellregion Hamburg nannten die Teilnehmenden den Wegfall der Telefonwarteschleifen als einen der spürbarsten Effekte.

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2. Kurz zeigen statt lange erklären

Ein Foto der Wunde, ein Bild des Medikationsplans, eine Sprachnachricht aus dem Auto. Was am Telefon in fünf Minuten nicht präzise wird, ist als Bild in zehn Sekunden eindeutig.

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3. Die richtige Person erreichen

Nachrichten gehen an Funktionspostfächer wie „Rezeptanfragen“ oder an eine Gruppe, nicht an eine Privatnummer. Wer Vertretung hat, sieht den Verlauf, ohne dass jemand ihn erzählen muss.

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4. Auf der sicheren Seite sein

Hier bewegen sichdie meisten Praxen nach wie vor in einer Grauzone. WhatsApp und ähnliche Dienste sind in der ärztlichen Kommunikation verbreitet und die Rechtslage ist eindeutig.

Nach den Hinweisen von Bundesärztekammer und KBV zur ärztlichen Schweigepflicht (Stand Oktober 2025) unterliegt bereits die Tatsache, dass sich jemand bei Ihnen in Behandlung befindet, dem § 203 StGB, und eine unverschlüsselte Übermittlung über E-Mail oder Messenger gilt als unbefugte Offenbarung.

Ein sicherer Messenger bietet dieselbe Bedienung, aber Ende-zu-Ende-verschlüsselt, ohne Adressbuchzugriff, gehostet in Deutschland und auf dem privaten Smartphone in einem abgetrennten Bereich, in dem Screenshots gesperrt sind.

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Zwei Wege zum sicheren Messenger, mit und ohne Telematik

Messenger wie Famedly sind im Grunde ein TI-Messenger, können aber auch ohne den TI-Anschluss genutzt werden.
Der Bergiff TI-Messenger schreckt schnell ab, weil er nach viel Aufwand und wenig Nutzen klingt. Hier der Unterschied:

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Messenger TI-Anbindung

Für die Kommunikation innerhalb Ihrer Praxis lässt sich Famedly nutzen, ohne dass Sie an die Telematikinfrastruktur angebunden sein müssen. So können Abstimmung im Team und zwischen Standorten erleichtert und die interne WhatsApp-Gruppe sofort abgelöst werden.

Sie können Befunde, Fotos und Notizen sorgenfrei teilen und untereinander austauschen, ohne Angst haben zu müssen, dass die Daten in fremden (z.b. amerikanischen) Händen landen.

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Mit TI-Anbindung

Sobald Sie mit externen Partnerns, wie Apotheken, Pflegedienste, Fachärzten oder Kliniken schreiben wollen, kommt die von der gematik-zugelassene TI-Messenger Funktionalität ins Spiel.

Ein TI-Messenger nutzt den Verzeichnisdienst der Telematikinfrastruktur als bundesweites Adressbuch. Sie finden dort jede angeschlossene Einrichtung, ohne Telefonnummern auszutauschen, ganz einfach über eine Suche.

Weil alle zugelassenen TI-Messenger auf dem offenen Matrix-Protokoll basieren, spielt es keine Rolle, welchen Anbieter Ihr Gegenüber nutzt. Voraussetzung ist die SMC-B Ihrer Praxis oder Ihr eHBA, einen Konnektor braucht der Messenger nicht.

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Famedly hat als erster Anbieter die Produkt- und Anbieterzulassung der gematik erhalten.

Pflicht ist keiner der beiden Wege. Die gematik hat sich 2024 ausdrücklich gegen eine gesetzliche Verpflichtung zum TI-Messenger ausgesprochen. Ob Sie den Messenger einführen, ist also eine Frage des Nutzens, nicht einer Frist.

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Fünf Anwendungsfälle aus dem Alltag von Haus- und Landärzten

Die ersten drei Fälle betreffen die Kommunikation nach außen, der vierte die Kommunikation im Team, der fünfte den Hausbesuch. Sie basieren auf den Anwendungsfällen, die die gematik aus der Modellregion Hamburg dokumentiert hat, und auf Erfahrungen von Famedly-Kunden.

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1. Austausch mit Apotheken

Kaum eine externe Beziehung erzeugt so viele kurze Rückfragen wie die zur Apotheke: eine Dosierung, die nicht zum Medikationsplan passt, ein nicht lieferbares Präparat, ein Rabattvertrag, der einen Wechsel erzwingt, eine fehlende Angabe auf dem eRezept. Jede dieser Fragen ist in einer halben Minute geklärt, wenn beide Seiten gleichzeitig Zeit haben. Genau das ist im Praxisbetrieb selten der Fall. Eine Apotheke berichtete gegenüber Apotheke adhoc von rund 200 Anrufen pro Woche in Praxen und vier bis fünf Stunden Rückrufzeit, mit steigender Tendenz seit dem eRezept.

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Im Messenger stellt die Apotheke die Frage, wenn sie auftaucht, mit Foto des Rezepts oder des Medikationsplans. Sie antworten zwischen zwei Patienten, die Alternative wird im selben Chat abgestimmt, und die Patientin muss weder in der Offizin warten noch am nächsten Tag wiederkommen. Die gematik führt diesen Fall als einen der meistgenutzten im bilateralen Austausch. Das geänderte Rezept selbst geht weiter als eRezept oder über KIM, der Messenger klärt das, was vorher am Telefon hing.

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2. Austausch mit Pflegediensten und Pflegeheimen

Wer Bewohnerinnen eines Pflegeheims betreut oder Patienten mit ambulanter Pflege, kennt die Anrufe: eine Wunde, die sich verschlechtert, eine Nebenwirkung, eine Rezeptanforderung, eine Frage zur Dosierung. Am anderen Ende steht eine Pflegekraft, die zwischen zwei Touren telefoniert und nachmittags in der Übergabe sitzt, wenn Sie zurückrufen. Eine Wunde am Telefon zu beschreiben, ist zudem ungenau.

Im Messenger schickt die Pflegekraft ein Foto und zwei Sätze, Sie antworten mit einer Einschätzung, einer Dosisanpassung oder der Bitte um einen Termin. Die gematik nennt für diesen Fall ausdrücklich die Rückmeldung außerhalb der regulären Zeiten und die unkomplizierte Rückfrage zu Rezepten und Dosierungen.

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Aus Sicht der Pflege beschreibt Joe Minners von der Elbdiakonie Hamburg den Effekt so: Rückmeldungen zu Rezeptanfragen kämen inzwischen innerhalb von zehn Minuten, wo es vorher Stunden oder Tage gedauert habe. Für Sie heißt das weniger Anrufe zur Unzeit, weniger unnötige Fahrten und eine Abstimmung, die Sie später nachlesen können. Pflegeeinrichtungen sind seit Juli 2025 zur TI-Anbindung verpflichtet, die Zahl Ihrer erreichbaren Gegenstellen wächst also von der anderen Seite her.

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3. Kollegiale Rückfragen an Fachärzte und Kliniken

Vor einer Überweisung eine kurze Einschätzung der Kardiologin, nach einer Entlassung die fehlende Angabe zur Weiterbehandlung, bei einem auffälligen Befund die Frage, ob das dringend ist: Diese Fragen brauchen keinen Arztbrief, sondern zwei Sätze von der richtigen Person. Heute laufen sie über die Klinikzentrale, das Durchstellen und den Rückruf, oder über die private Handynummer aus dem letzten Qualitätszirkel. Genau diese privaten „Geheimnummern“ tauchen im Abschlussbericht der Modellregion Hamburg als Normalfall auf.

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Mit dem TI-Messenger finden Sie Einrichtungen und Kolleginnen mit eHBA über den Verzeichnisdienst, unabhängig vom Anbieter. Der kurze Dienstweg wird zum regulären Kanal, ohne dass Privatnummern kursieren. Ehrlich bleibt anzumerken, dass dieser Fall von der Verbreitung lebt. Ende August 2026 waren laut TI-Dashboard der gematik rund 11.300 Nutzende aus Einrichtungen registriert, im März waren es noch etwa 7.300. Die Kurve zeigt nach oben, aber längst nicht jede Klinik ist dabei.

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Mit der Charité hat Famedly 2026 eine der größten Kliniken Deutschlands als Kundin gewonnen. Wer heute startet, beginnt sinnvollerweise mit den Partnern, die schon erreichbar sind, und sieht die Klinikanbindung als Entwicklung, nicht als Startbedingung.

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4. Kommunikation im eigenen Team und zwischen Standorten

Diesen Fall können Sie ohne TI-Anbindung sofort umsetzen. Sobald eine Praxis mehr als eine Handvoll Mitarbeitende hat, zwei Standorte betreibt oder als BAG oder MVZ organisiert ist, entsteht ein Bedarf, den heute meist eine WhatsApp-Gruppe deckt: Wer übernimmt die Vertretung, welcher Patient braucht noch ein Rezept, ist das Labor schon da, wer fährt morgen die Hausbesuche. Diese Gruppe ist praktisch und gleichzeitig das größte Datenschutzrisiko der Praxis, weil dort zwangsläufig Patientennamen fallen.

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Ein sicherer Messenger übernimmt diese Funktion mit Gruppenchats, Funktionspostfächern wie „Rezeptanfragen“ oder „Terminwünsche“ und einer Nachricht an alle, wenn sich etwas ändert. Aus der Modellregion gibt es dazu eine praktische Erkenntnis: Einrichtungen, die ihre Postfächer nach Prozessen benannt haben, kamen deutlich besser zurecht als jene, die sie nach Personen benannt haben. Vertretungen finden den Vorgang im Chat statt auf dem Zettel, und die Nachrichten bleiben dokumentiert. Weil die App auf privaten Geräten in einem abgetrennten Bereich läuft, ohne Adressbuchzugriff und ohne privates Cloud-Backup, müssen Sie Ihrem Team keine Diensthandys stellen.

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5. Der Hausbesuch mit MFA oder VERAH vor Ort

Der fünfte Fall unterscheidet sich von den anderen, weil er nicht nur Telefonate ersetzt, sondern eine Versorgungsform praktikabler macht. Auf dem Land gehört der Hausbesuch zum Alltag, kostet aber Fahrzeit, die in der Sprechstunde fehlt. Die Delegation an qualifizierte MFA, VERAH oder NäPa ist der etablierte Ausweg: 2024 entfielen rund 2,5 Millionen Hausbesuche auf nichtärztliche Praxisassistentinnen, abrechenbar über die GOP 38100 und 38200. Was dabei bisher fehlt, ist der Draht zurück in die Praxis, wenn vor Ort eine ärztliche Entscheidung nötig ist.

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Mit einem sicheren Messenger wird der delegierte Hausbesuch zur assistierten Konsultation. Die VERAH schickt Foto und Vitalwerte, Sie antworten zwischen zwei Patienten, bei Bedarf schalten Sie sich per verschlüsseltem Videoanruf für zwei Minuten dazu, und das Team in der Praxis bereitet währenddessen das Rezept vor. In der Modellregion wurde genau diese „Remote-Visite“ zwischen Hausarzt und Pflegedienst erprobt und von den Teilnehmenden als Gewinn beschrieben, ebenso wie Sprachnachrichten aus dem Auto. Der Virchowbund führt die telemedizinisch unterstützte Delegation als eigenes Einsatzfeld. Berufsrechtlich möglich ist das, seit der Deutsche Ärztetag 2018 die Musterberufsordnung für die ausschließliche Fernbehandlung geöffnet hat.

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Zwei Dinge sollten Sie dabei auseinanderhalten. Die abrechenbare Videosprechstunde mit Patientinnen und Patienten läuft über zertifizierte Videodienstanbieter und darf seit April 2025 bis zu 50 Prozent der Behandlungsfälle eines Quartals ausmachen, die frühere 30-Prozent-Grenze ist entfallen. Die Abstimmung zwischen Ihnen und Ihrer MFA im Messenger ist dagegen Teamkommunikation und davon unabhängig. Eine eigene EBM-Ziffer für den videounterstützten Hausbesuch gibt es bislang nicht.

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Was über KIM läuft und was über den Messenger

Die beiden Dienste konkurrieren nicht. KIM ist der Weg für formale, signierte Dokumente, also eArztbrief, eAU und alles, was ins PVS und ins Archiv muss. Der Messenger ist laut gematik für „flüchtige Kommunikation“ gedacht, also für kurze Rückfragen, organisatorische Abstimmung und alles, was vorher ein Anruf war. In der Modellregion haben die Teilnehmenden genau so gearbeitet: Dokumente über KIM, Klärung im Chat.

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Was Sie für den Start brauchen

Der Einstieg ist weniger aufwendig, als viele erwarten, setzt aber ein paar Entscheidungen voraus. Aus dem Leitfaden der gematik und den Erfahrungen aus der Modellregion ergibt sich diese Reihenfolge:

1. Entscheiden, wo Sie anfangen. Nur im Team, dann brauchen Sie keine TI-Anbindung. Mit Apotheke und Pflegedienst, dann geht es über die TI.
2. SMC-B prüfen. Für die TI-Anbindung reicht der Praxisausweis, einen Konnektor braucht der Messenger nicht. Darüber legen Sie Konten für das gesamte Team an.
3. OrgAdmin festlegen. In kleineren Praxen empfiehlt die gematik ein bis zwei Personen, etwa Praxisinhaberin oder Praxismanagement.
4. Eigene Konten nur, wo nötig. Ein individuelles Konto mit eHBA braucht, wer persönlich über den Verzeichnisdienst gefunden werden will. Für die Verifizierung in der App gilt die PIN.CH, nicht die PIN.QES. In der Modellregion scheiterte rund die Hälfte der eHBA-Verifizierungen zunächst, oft an genau dieser Verwechslung.
5. Funktionspostfächer nach Prozessen benennen. Lieber wenige, klar benannte Postfächer als viele mit Personennamen.
6. Erste Partner anbinden. In der Regel die Apotheke nebenan, der Pflegedienst und das Pflegeheim, also die Kontakte mit dem höchsten täglichen Aufkommen.

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Grenzen und Ausblick

Ein ehrlicher Blick gehört dazu. Die Verbreitung wächst, ist aber überschaubar: 11.343 Nutzende aus Einrichtungen zählte das TI-Dashboard der gematik am 30. August 2026, dazu rund 400.000 Versicherte, die sich über ihre ePA-App registriert haben. Der Nutzen jedes Anschlusses steigt mit jedem weiteren Teilnehmer, und die Fachärzteschaft hält sich bisher zurück.

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Auch die Rückmeldungen aus der Modellregion waren differenziert. 55,9 Prozent der 26 teilnehmenden Einrichtungen nutzten den Messenger täglich oder mehrmals täglich, die übrigen sporadisch. Gelobt wurden die schnellen Antworten und der Wegfall der Warteschleifen. Kritisiert wurden die eHBA-Verifizierung, die Suche im Verzeichnisdienst und die verwirrende Benennung von Funktionspostfächern. Etwa die Hälfte der Einrichtungen wollte nach dem Pilot weitermachen, die andere Hälfte sah den Nutzen noch nicht, meist wegen der kleinen Zahl erreichbarer Partner.

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Der nächste Schritt betrifft die Patientenkommunikation. Seit Juli 2025 können gesetzlich Versicherte über ihre ePA-App mit Praxen chatten, gesteuert wird der Austausch aber immer von der Praxis. Im Pilot befürchteten Ärztinnen und Ärzte überhöhte Erwartungen an die Antwortzeiten. Wer diesen Kanal öffnet, sollte Erreichbarkeit und Reaktionszeiten vorher intern festlegen. Die Integration von Videosprechstunde und Telekonsil in den TI-Messenger plant die gematik mit der Ausbaustufe TI-M Connect, die sich derzeit in der Abstimmung befindet.

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Das Angebot für Mitglieder des Hausärztinnen- und Hausärzteverbands (haev.de)

Der Hausärztinnen- und Hausärzteverband ist mit mehr als 32.000 Mitgliedern und 18 Landesverbänden die größte berufspolitische Vertretung der Hausärztinnen und Hausärzte in Deutschland. An der hausarztzentrierten Versorgung nehmen rund 16.000 Hausärztinnen und Hausärzte und etwa 11 Millionen Versicherte teil, 62 Prozent der HzV-Praxen arbeiten mit einer VERAH.

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Gemeinsam mit dem Verband haben wir ein Angebot für die Mitglieder der Landesverbände vereinbart, mit dem der Famedly TI-Messenger zu Sonderkonditionen zur Verfügung steht. Der Verband hebt dabei den sektorenübergreifenden Austausch über das TI-Verzeichnis, die Nutzung auf Desktop und Smartphone, die Bedienung ohne Schulungsaufwand und die Konformität mit DSGVO und Patientendaten-Schutz-Gesetz hervor.

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Interessierte Mitglieder können unser Formular ausfüllen und von den exklusiven Vorteilen profitieren (zum Beispiel 50% Rabatt auf den Basispreis), die wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch vorstellen.

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Fazit

Als Hausärztin oder Hausarzt sind Sie bei Formularen und Dokumenten längst digital. Bei dem, was dazwischen passiert, den Rückfragen, Rückrufen und Abstimmungen mit Apotheke, Pflege und Klinik, sind Sie es meistens nicht, und genau dort geht täglich Zeit verloren. Ein sicherer Messenger ersetzt kein KIM, sondern das Telefon, das Fax und die WhatsApp-Gruppe. Im eigenen Team funktioniert das auch ohne TI-Anbindung, über Einrichtungsgrenzen mit SMC-B oder eHBA. Fünf Anwendungsfälle zeigen, wo der Gewinn liegt, vom Apothekenchat bis zum Hausbesuch mit VERAH vor Ort und Ihnen per Video dazu. Für Mitglieder der Landesverbände des Hausärztinnen- und Hausärzteverbands ist der Einstieg zusätzlich zu Sonderkonditionen möglich.

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FAQ

Ist der TI-Messenger für Hausärzte Pflicht?

Nein. Die Nutzung ist freiwillig, und die gematik hat sich 2024 ausdrücklich gegen eine gesetzliche Verpflichtung ausgesprochen. Wer einen Messenger für Gesundheitsdaten einsetzt, sollte allerdings eine Lösung wählen, die die Anforderungen an Verschlüsselung und Datenschutz erfüllt.

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Kann ich Famedly auch ohne TI-Anbindung nutzen?

Ja, für die Kommunikation innerhalb Ihrer Praxis oder Ihres Verbunds. Für den Austausch mit anderen Einrichtungen über den Verzeichnisdienst der TI benötigen Sie die SMC-B Ihrer Praxis oder einen eHBA. Einen Konnektor braucht der Messenger in beiden Fällen nicht.

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Brauche ich für jede Mitarbeiterin einen eHBA?

Nein. Die Praxis authentifiziert sich über die SMC-B und kann Konten für alle Mitarbeitenden anlegen. Ein eHBA ist nur relevant, wenn eine Person persönlich im Verzeichnisdienst gefunden werden will. Mitarbeitende ohne eHBA erreichen externe Kontakte über Funktionspostfächer.

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Ersetzt der Messenger KIM?

Nein, beide ergänzen sich. KIM bleibt der Weg für formale, dokumentierte Kommunikation wie eArztbriefe, Befunde und die eAU. Der Messenger deckt die schnelle Abstimmung ab, also Rückfragen, Terminorganisation und kurze fachliche Klärungen.

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Erreiche ich auch Praxen und Kliniken, die einen anderen Anbieter nutzen?

Ja. Alle zugelassenen TI-Messenger basieren auf dem offenen Matrix-Protokoll und greifen auf das gemeinsame bundesweite Adressbuch der TI zu. Welchen Anbieter die Gegenstelle nutzt, spielt für die Erreichbarkeit keine Rolle.

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Kann ich den Messenger auf dem privaten Smartphone nutzen?

Ja, und das ist einer der Hauptunterschiede zu WhatsApp. Famedly braucht weder Ihre Handynummer noch Zugriff auf Ihr Adressbuch, die Daten liegen in einem abgetrennten Bereich, und Screenshots lassen sich unterbinden.

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Was kostet der Messenger für HÄV-Mitglieder?

Für Mitglieder der Landesverbände des Hausärztinnen- und Hausärzteverbands gelten Sonderkonditionen. Die Details erhalten Sie über die GVP Gesellschaft für Versorgung und Praxis oder direkt bei uns im kostenfreien TI-Check.